Procesele cu privire la actiunile prevenive si corective sunt mentionate in cadrul fiecarui sistem de management al calitatii bazat pe specificatiile ISO. Motivul este temeinic: pentru a corecta nonconformitatile trebuie procedat diferit de actiunea cauzatoare a respectivei nonconformitati.
Respectarea unor proceduri de rezolvare a nonconformitatilor asigura faptul ca elementele critice si resursele nu vor fi pierdute sau risipite in cadrul procesului. Este insa nevoie de o acordare fina a acestor actiuni, pentru a se evita contramasurile exagerate ca intensitate sau minimizarea efectelor nonconformitatilor. Deseori asemenea disfunctionalitati sunt rezultatul unor deficiente in ceea ce priveste filtrele de risc, integrate procesului.
Exista o multitudine de materiale informative cu privire la companii carora le lipseste capacitatea de a rezolva o problema, chiar daca aceasta a fost identificata de mult timp. Pe de alta parte sunt o multime de situatii in care s-au pierdut cantitati imense de resurse pentru rezolvarea unor probleme care probabil nu justificau asemenea efort sau puteau pur si simplu fi omise.
Realizarea unui echilibru in estimarea riscurilor asociate unor nonconformitati presupune desfasurarea unor actiuni de catalogare si sortare, care sa permita angjatilor sa stie cand trebuie sa actioneze si in ce maniera. Pentru a realiza aceasta clasificare trebuie sa se stie raspunsul la urmatoarele intrebari cheie:
• Care este probabilitatea de aparitie a problemei ? (Frecventa)
• Cat este ea de importanta ? (Importanta)
• Acesta problema s-a mai manifestat anterior ? (Reaparitia)
• Avem in vedere toate posibilitatile de rezolvare ? (Evaluarea optiunilor)
• Am rezolvat cu adevarat problema ? (Verificarea)
In continuare vom detalia fiecare caracteristica a problemelor care pot aparea.
Frecventa
Poate fi la fel de dificil de prevazut reaparitia unei probleme ca si prima ei aparitie. Daca exista cel putin o incercare de a se masura si cuantifica aceasta problema se poate folosi ca un referential.
Un control deficitar al inventarului poate fi rezultatul existentei unei cereri fluctuante a clientilor, aspect care nu poate fi controlat. Dar foarte multi vanzatori gasesc modalitati de a previziona nevoile consumatorilor, cu o acuratete mai mare decat ar fi necesar.
Pornind de la un simplu model de distribuite a frecventei de aparitie a evenimentului va fi mai usor sa se estimeze nivelul resurselor ce trebuie alocate pentru a se corecta nonconformitatile.
Va recomandam sa realizati si sa utilizati un ghid al proceselor legate de actiunile corective si preventive, care va va ajuta sa:
• Inregsitrati nonconformitatile actuale sau potentiale.
• Alocati si sa gestionati cererile.
• Investigati cauzele primare.
• Proiectati actiuni corective.
• Implementati actiuni corective.
• Urmariti actiunile corective pentru a asigura eficienta lor.
Importanta
Referitor la importanta este necesar sa aveti o perspectiva cat mai larga pentru a estima obiectiv impactul general creat de respectiva problema. Chiar daca nu prezinta o garantie totala, opiniile unor grupuri diverse care au o mare probabilitate de a fi afectate de problema pot contura o perspectiva de ansamblu, obiectiva.
Persoana (persoanele) care observa o nonconformitate potentiala sau curenta initiaza procesul, oferind un sprijin esential prin descrierea problemei. Un administrator al actiunilor corective si preventive are un rol esential pentru a identifica si solicita persoanele corespunzatoare care vor lua actiunile necesare in timp util.
Reaparitia
Pastrarea unei baze de date a “lectiilor invatate” poate fi extrem de utila in cazul problemelor care au tendinta de a reaparea. Oferirea unui acces facil si general la acesta baza de date, alaturi de incurajarea/solicitarea efectuarii de mentiuni la rezolvarea problemei, reprezinta demersuri necesare pentru cresterea gradului de utilitate a acestei metode.
Evaluarea optiunilor
Exista momente cand situatiile legate de noile conditii de piata, de productie sau tehnologiile recent implementate par sa conspire in ascunderea solutiilor. In acest caz este nevoie de o metoda de investigare interogativa si mai deschisa. A fi buni investigatori si folosind metode de analiza corespunzatoare sunt elemente esentiale care pot duce rapid la rezolvarea de probleme, fara a mai fi nevoie de experientele si metodele anterioare (care nu au detectat cauza primara a problemei sau nu au condus la rezolvarea definitiva a ei).
Verificarea
In final verificarea actiunilor care au fost luate si a efectelor rezultate poate ajuta la asigurarea faptului ca problema nu se va mai repeta. De multe ori angajatii unei organizatii au convingerea ca au efectuat ceea ce li s-a solicitat doar pentru a trece un pic prea repede la rezolvarea altei probleme, fara a realiza complet sau corect actiunile necesare solutionarii problemei initiale.
In concluzie putem afirma ca nicio persoana nu poate prevedea viitorul cu o acuratete de 100%, insa tehnicile legate de actiunile corective si preventive ne invata ca suntem capabil sa controlam in mare masura destinul organizatiei, prin forte proprii.
Organizatiile care rafineaza aceste tehnici si depun efort pentru implementarea lor au mai putine sanse sa repete experiente negative sau sa aiba parte de evenimente neprevazute.