Unul din primii pasi din cadrul procesului de implementare a sistemului de management al securitatii si sanatatii ocupationale (OHSMS) consta in compararea caracteristicilor sistemului actual, pe care il gestionati in mod curent, cu cerintele prevazute de standardul OHSAS 18001. Acest proces este cunoscut sub denumirea de analiza deficientelor. Este foarte important sa intelegem ce implica analiza deficientelor si care sunt informatiile pe care aceasta le poate furniza.
Cel mai important instrument al acestui proces consta in lista de verificare a analizei deficientelor. Aceasta consta intr-o lista a cerintelor standardului OHSAS 18001, scrisa sub forma de intrebari. Echipa de implementare OHSAS 18001 va folosi lista pentru a compara sistemul care este gestionat in mod curent de catre organizatie cu totalitatea cerintelor prevazute de standard.
Lista de verificare ofera echipei de implementare indrumari cu privire la documentele care trebuie sa fie analizate, exemple de elemente care indeplinesc cerintele standardului si alte indrumari cu privire la crearea unui sistem de management al securitatii si sanatatii ocupationale in conformitate cu exigentele OHSAS 18001.
Lista de verificare va deveni foaia de parcurs a proiectului dumneavoastra; ea va arata care sunt elementele din cadrul sistemului dumneavoastra de management care necesita o revizuire. Cu ajutorul listei de verificare echipa de implementare cunoaste domeniile in care trebuie sa-si concentreze eforturile.
Recomandam utilizarea listei de verificare completate pentru a face liste de sarcini (activitati) pentru planul de implementare. Pentru fiecare sectiune a standardului trebuie sa pregatiti o lista a elementelor care trebuie sa fie implementate, reproiectate sau documentate.
Mai jos va facem o serie de recomandari cu privire la modalitatea de folosire a listei de verificare:
• Fiecare intrebare din cadrul listei de verificare poate primi un raspuns constand in comentarii cu privire la elementele existente si cele care trebuie adaugate (modificate, reproiectate).
• Faceti observatii scrise, explicand care sunt practicile care nu sunt conforme specificatiilor standardului OHSAS 18001.
• Faceti observatii scrise atunci cand identificati faptul ca este necesara o doumentatie suplimentara.
• Notati fiecare aspect semnificativ legat de conformitatea cu standardul OHSAS 18001.
Echipa de implementare trebuie sa fie familiarizata cu standardul pentru a derula un audit eficace. Daca echipa dumneavoastra nu a fost instruita in prealabil cu privire la cerintele OHSAS 18001, asigurati-va de realizarea unei pregatiri profesionale specifice inaintea derularii analizei deficientelor.
Programarea si administrarea analizei deficientelor OHSAS 18001
Programarea analizei deficnetelor
• Analizati planul proiectului: ati identificat persoana potrivita pentru a conduce analiza deficientelor?
• Identificati daca veti face acest demers prina analizarea fiecarui proces (proceduri) sau prin analizarea fiecarei sectiuni operative a intreprinderii monitorizate.
• Alocati timp pentru trecerea in revista a fiecarei sectiuni a standardului OHSAS 18001.
• Administrati lista de verificare a analizei deficienteleor astfel incat fiecare membru al echipei va detine sectiunea de standard aplicabila domeniului in care activeaza in mod curent.
Administrarea analizei deficientelor
• Urmati desfasuratorul pe care l-ati elaborat; treceti in revista fiecare proces/zona a intreprinderii pentru a putea evalua in integralitate sistemul curent.
• Pentru fiecare cerinta (sau set de cerinte) a(l) standardului trebuie sa identificati statusul sistemului curent.
• Concentrati-va asupra elementelor pe care le gasiti si nu pe acelea care lipsesc.
• Reamintiti echipei de lucru ca trebuie sa se concentreze pe modul de proiectare a sistemului curent, daca acesta respecta cerintele OHSAS 18001 si nu pe gradul de conformitate al acestuia.
• Observati elementele care se gasesc in cadrul sistemului precum si elementele care trebuie sa fie dezvoltate ulterior sau modificate.
• Faceti observatii si insemnari cat mai detaliate, faceti referinta la documente si exemple.
Raportarea
Recomandam sa faceti o sinteza a rezultatelor auditului sub forma unei liste de sarcini. In mod obisnuit veti identifica cateva categorii de sarcini:
• Procese care sunt conforme standardului si care sunt documentate.
• Procese care sunt conforme standardului si care trebuie sa fie documentate.
• Procese care nu sunt conforme standardului si trebuie sa fie reproiectate.
• Proiecte prevazute de standard si care nu se regasesc in cadrul sistemului curent.
In momentul finalizarii analizei deficientelor este necesar sa faceti o sedinta cu membrii echipei in vederea analizarii rezultatelor. Pentru o eficienta maxima va recomandam sa urmati urmatoarele sfaturi:
• Sedinta de analiza a rezultatelor trebuie sa fie tinuta la scurt timp dupa procesul de audit, astfel incat informatiile culese sa fie inca proaspete in mintea membrilor echipei.
• Rezultatele sedintei pot fi transferate pentru implementare ulterioara sub forma de lista de sracini.
• Se vor repartiza responsabilitati pentru dezvoltarea de proceduri unor echipe de lucru.