Gap Analysis – Analiza lacunelor conform standardului ISO 9001
Conform standardului international ISO 9001 (vezi si ISO 9001 din 2015), analiza lacunelor (denumita si analiza lipsurilor – Gap Analysis) reprezinta o evaluare a conformitatii companiei fata de o serie de cerinte ale standardului de management al calitatii elaborat de Organizatia Internationala pentru Standardizare (ISO). Aceasta analiza se desfasoara de obicei in cadrul unui audit intern sau extern al practicilor de afaceri ale companiei. Auditorii clasifica lacunele in abateri majore sau minore. Abaterile majore trebuie tratate si rezolvate inainte ca o companie sa poata primi certificarea ISO 9001.
Contextul
• Organizatia Internationala pentru Standardizare este o organizatie nonprofit care isi are sediul la Geneva, in Elvetia, si al carei scop este sa armonizeze standardele pentru dezvoltarea tehnologica si practicile de afaceri. ISO invita peste 160 natiuni sa participe la definirea acestor standarde. Peste 19400 standarde au fost emise de la infiintarea ISO, care a avut loc 1947.
Originea ISO 9001
• ISO 9001 provine dintr-un standard militar britanic denumit BS5750. Liniile sale directoare controlau strict conformitatea asamblarii din procesul de productie a bombelor pentru a elimina exploziile din fabrici. BS5750 a servit drept fundament pentru standardul ISO 9001, care isi dorea sa stabileasca o metodologie de management al calitatii care sa se aplice si aplicatiilor civile. Ultima versiune a standardului este ISO 9001:2008.
Principiile ISO 9001
• ISO 9001:2008 incurajeaza documentarea proceselor din organizatie si monitorizarea stricta a rezultatelor proceselor. Atunci cand aceste rezultate se incadreaza intr-un interval neasteptat, angajatii studiaza posibilele cauze ale abaterilor si implementeaza noi instructiuni care elimina riscul ca aceste abateri sa mai apara vreodata. Uneori, documentatia procesului este precisa, insa angajatii trebuie sa fie instruiti din nou.
Lacunele
• O companie care isi pregateste angajatii pentru certificarea ISO 9001 poate angaja un consultant care sa evalueze cat de bine respecta compania acest standard. Cu ocazia auditului final de certificare, auditorul petrece cateva zile observand angajatii si comparand documentatia proceselor cu activitatile lor. Atunci cand apare o diferenta, auditorul noteaza lacuna si evalueaza gravitatea abaterii. Lacunele mari sunt etichetate drept “majore,” iar celelalte sunt categorisite drept “minore.”
Rezolvarea lacunelor
• Exista trei optiuni pentru a rezolva lacunele. Prima dintre ele consta in recalificarea angajatului daca problema a fost una de fabricatie. A doua consta in consultarea documentatiei procesului, cautand daca aceasta lasa loc pentru interpretare. Angajatii pot restrange etapele procesului pentru a elimina variabilitatea. Cea de-a treia optiune analizeaza daca criteriile de reusita/nereusita sunt corespunzatoare si, daca este nevoie, determina alte specificatii care sa reflecte asteptarile clientilor.
Avantajele ISO 9001
• Prof. David Levine de la Scoala de Afaceri Berkeley’s Haas a Universitatii din California a studiat avantajele certificarii ISO 9001. De la lansarea standardului ISO 9001, peste un milion de organizatii din peste 170 tari l-au adoptat. Dintre cele o mie de companii pe care Levine le-a monitorizat intr-o perioada de 11 ani, o crestere de 9 % a vanzarilor a fost atribuita implementarii acestui standard international.