In cadrul acestui articol vom cauta sa prezentam o serie de lamuriri legate de o cerinta prevazuta de standardul ISO 9001 si anume angajamentul managementului.
In cadrul unei organizatii managementul trebuie sa se implice in implementarea de proiecte, rolul sau in coordonarea acestor actiuni fiind unul critic.
Pentru a se putea implica managementul este necesar sa se determine structura de coordonare pentru fiecare proiect in parte. O modalitate de coordonare a unui proiect consta in numirea unei echipe de conducere. Aceasta echipa trebuie sa fie alcatuita din reprezentanti ai managementului, manageri din fiecare departament al organizatiei si reprezentanti ai managementului superior.
Aceasta echipa se reuneste la intervale regulate de timp de-a lungul derularii proiectului, inclusiv in etapa de planificare a proiectului. Planificarea proiectului implica activitati legate de asigurarea disponibilitatii resurselor pentru proiect, una din cele mai importante responsabilitati ale managementului, solicitata de standardul ISO 9001.
Acestei echipe i se poate delega responsabilitatile legate de indeplinirea cerintelor prevazute in cadrul sectiunii 5 a standardului ISO 9001. Tot aceeasi echipa poate poate prelua responsabilitatile legate de implementarea proiectului de tranzitie, monitorizarea desfasurarii temporale a proiectului, rezolvarea problemelor de-a lungul derularii proiectului si revizuirea si aprobarea de noi proceduri. Este important sa se tina insemnari cu privire la aceste sedinte, care sa detalieze participantii si responsabilitatile fiecaruia.
Aceste insemnari pot fi utlilizate pentru a arata implicarea managementului si angajamentul acestuia pentru dezvoltarea si implementarea sistemului de management al calitatii.
Daca organizatia nu doreste sa utilizeze acesta abordare, conducerea superioara va trebui sa gaseasca o alta modalitate pentru implicarea in demersul crearii sistemului de calitate, concomitent cu capacitatea de a oferi dovezi legate de angajamentul ei pentru dezvoltarea si implementarea sistemului de management al calitatii. Conducerea superioara a organizatiei va fi in continuare responsabila pentru sarcinile prevazute anterior.
Informarea managementului cu privire la responsabilitatile legate de sistemul de calitate
Responsabilitatea de a proiecta si implementa un sistem de management al calitatii este transmisa deseori reprezentantului managementului sau unui manager de calitate, persoane care nu fac parte din conducerea superioara a organizatiei. Sistemul de management al calitatii este implementat si conducerea superioara a organizatiei este instruita cu privire la raspunsurile pe care trebuie sa le dea la intrebarile auditorului acreditat pentru eliberarea certificatului ISO 9001. Subliniem ca aceste actiuni nu sunt suficiente pentru a satisface cerintele standardului ISO 9001.
Care este modalitatea in care reprezentantul managementului, managerul de calitate sau orice alta persoana care a primit responsabilitatea pentru implementarea sistemului de calitate comunica conducerii superioare importanta extraordinara a implicarii ei, in mod special daca nu exista o uzanta legata de alaturarea in desfasurarea activitatilor specifice nivelurilor ierarhice inferioare ?
Raspunsul consta in capacitatea persoanei responsabile cu sistemul de calitate de a “educa” conducerea superioara a organizatiei cu privire la responsabilitatile extrem de importante pe care ea le are in cadrul acestui demers complex, de implementare a unui sistem de management al calitatii. Conducerea superioara trebuie sa inteleaga particularitatile activitatilor pentru care sunt solicitati sa se implice, pentru punerea bazei si sprijinirea sistemului de management al calitatii.