Cum puteti desfasura un audit cand nu exista o procedura documentata drept reper?
O parte a resposabilitati auditorului consta in identificarea repectarii procesului de documentare pentru proceduri si pentru intructiunile de lucru. Reponsabilitatea identificarii tipurilor de documente necesare pentru controlul diverselor procese apartine auditorului.
Cum poate determina un auditor daca un proces este controlat, fara sa detina nicio procedura sau instructiune de lucru ?
In calitate de auditor trebuie sa evaluati daca procesul este desfasurat eficace, cu rezultate acceptabile si corespunzatoare. Un auditor poate realiza aceasta evaluare prin intremediul intrebarilor puse catorva din persoanele implicate direct in desfasurarea procesului.
Intrebarile trebuie sa fie adresate in mod individual, asfel incat angajatii sa nu se influenteze reciproc. Daca procesul este sub control, raspunsurile vor fi bine fundamentate.
Iata cateva dintre intrebarile posibile care pot fi puse:
• Puteti explica fiecare etapa a derularii acestui proces?
• Ce tipuri de evaluare si monitorizare sunt necesare pentru acest proces ?
• Care sunt limitele tolerabile pentru functionarea acestui echipament ?
• Care sunt criteriile de acceptare pentru produs ?
• Ce inregistrari trebuie sa completati pentru documentarea acestui proces ?
Intrebati un numar suficient de angajati ca sa va faceti o imagine clara a modului de variatie a procesului in functie de felul de lucru al fiecaruia din respectivii angajati. Daca raspunsurile variaza trebuie sa existe o procedura. Nevoia de procedura depinde in general de complexitatea procesului si de pregatirea profesionala a persoanelor responsabile pentru acest proces.