Raspunsul rapid dat de un organism de certificare a ajutat Surmotech sa isi pastreze certificatul ISO 9001
Situata in Victor, New York, Surmotech este un producator sub contract de produse electronice, care ofera servicii complete. De peste 20 de ani, compania ofera o gama completa de servicii de proiectare, inginerie si fabricare pietelor militare, medicale, industriale si ale telecomunicatiilor. In unitatea sa de 20000 picioare patrate, echipa Surmotech presteaza servicii de asamblare integrala a produselor, de asamblare electromecanica la cheie, servicii de expediere, de design si de testare. Detinerea certificarii internationale conform standardului ISO 9001 pentru sistemul de management al calitatii este o cerinta esentiala pentru afacerile Surmotech, iar compania detine certificarea ISO 9001 din 1999.
Certificarea ISO 9001 este valabila timp de trei ani. Pentru a-si pastra certificarea, sistemul de management al companiei trebuie sa fie auditat la fiecare trei ani de un organism independent – un registru sau un organism de certificare – pentru a cerceta daca cerintele specificate in standard sunt in continuare respectate de companie. Certificarea ISO a companiei Surmotech urma sa expire pe 18 ianuarie 2012. Data fiind importanta pastrarii certificarii, compania a facut apel in mod repetat la organismul de certificare care ii acordase initial certificarea, amintindu-i de termenul limita care se apropia, insa nu a reusit sa primeasca niciun raspuns prompt din partea acestuia la solicitarile sale.
Pentru ca sfarsitul lui 2011 era destul de aproape, echipa insarcinata cu managementul calitatii la Surmotech s-a gasit in situatia de a cauta un nou organism de certificare.
Atunci cand este vorba despre alegerea unei firme de certificare, Tim Bibens, directorul de calitate la Surmotech, recomanda cautarea unui organism cu reputatie, care este acreditat ISO 17021, standardul de evaluare a conformitatii continand cerinte pentru organismele care ofera servicii de auditare si de certificare a sistemelor de management. Un organism de certificare acreditat este auditat in mod regulat de un organism de acreditare, ceea ce ofera o recunoastere oficiala a faptului ca organismul de certificare are competenta de a se ocupa de procesul de certificare.
Pentru ca termenul limita se contura la orizont, Bibens a luat legatura cu biroul regional TÜV Rheinland pe 1 decembrie 2011, descriindu-le reprezentantilor TÜV faptul ca era presat de timp si solicitandu-le acestora un deviz.
“De obicei astept cam patru saptamani ca sa primesc un deviz, ceea ce este prea mult in general si ceea ce ar fi fost chiar dezastruos in acest caz,” a explicat Bibens. “Raspunsul prompt dat de TÜV Rheinland a fost indispensabil in situatia noastra, ajutandu-ne sa ne pastram certificarea ISO.”
Avand in vedere caracterul urgent al situatiei, echipa TÜV a reusit sa trateze Surmotech ca pe o prioritate si sa ii ofere devizul in patru zile. Dupa ce se intocmeste un deviz, mai urmeaza aproximativ o luna de asteptare, timp in care registrul se pregateste sa auditeze o companie noua. Insa in acest caz, comanda de achizitie a fost efectuata de Surmotech pe 8 decembrie 2011, iar auditul a fost programat pe 9-11 ianuarie 2012.
Cazul companiei Surmotech a fost o provocare din cauza termenului-limita atat de apropiat, iar TÜV Rheinland a trebuit sa isi modifice procesele standard pentru ca auditul de certificare sa mearga fara probleme. De exemplu, un referent tehnic, care in mod obisnuit nu intra in proces pana cand nu se incheie auditul, a trebuit sa fie prezent inainte de efectuarea auditului, pentru a fi pregatit sa lucreze la documentatia Surmotech atunci cand aceasta a fost supusa deciziei de certificare.
Cand o companie urmareste certificarea unui standard al Organizatiei Internationale pentru Standardizare (ISO), nivelul de pregatire al companie joaca un mare rol in acest proces. Pentru a determina daca o companie este pregatita pentru un audit, organismul de certificare efectueaza o examinare preliminara de o zi a starii de pregatire a sistemului de management al companiei; acest audit preliminar include o trecere in revista a procedurilor documentate impuse, a componentelor si proceselor cheie ale sistemului, a procesului de audit intern, a analizelor manageriale si a procesului de control al documentelor organizatiei. In cazul in care compania nu a mai fost certificata, acest audit identifica si lipsurile si deficientele care trebuie sa fie corectate inainte ca procesul de certificare sa mearga mai departe. Daca aceste deficiente pot fi corectate relativ usor, companiei i se fixeaza o perioada de 30 de zile in care sa ia masurile necesare.
“Pregatiti totul cel putin cu doua luni inaintea auditului pentru a va asigura ca certificarea decurge cu succes,” este sfatul lui Bibens. “Asigurati-va ca analizele manageriale sunt recente si ca toata lumea din organizatie este constienta de punctele forte si de punctele slabe. Este mai bine sa va cunoasteti orice deficienta care poate sa apara si sa v-o corectati inainte sa apara auditorul.”
Potrivit lui Bibens, patronul sau presedintele companiei, care aproba manualul calitatii, ar trebui sa fie implicat in mod activ in intregul proces si sa i se aduca la cunostinta orice preocupari care ar putea fi interpretate ca neconformitati, deoarece problemele incep sa iasa la suprafata in timpul procesului de audit.
“Conducerea superioara trebuie sa inteleaga de ce un auditor ar putea sa identifice o neconformitate si sa fie pregatit sa explice si sa apere un anumit proces daca este de parere ca acel proces este in conformitate cu standardul, oferind dovezi obiective ale conformitatii sale,” a mai spus Bibens.
Pentru mai multe informatii despre companie si despre politicile sale in privinta calitatii, vizitati www.surmotech.com.