Despre certificatul ISO
cerut la licitatiile din sectorul public / achizitii publice
Standardele ISO pot constitui un criteriu de eligibilitate solicitat de autoritatile contractante in cadrul licitatiilor publice. Ordinul 509 din 14 septembrie 2011 (Ordinul 509/2011) privind formularea criteriilor de calificare si selectie, emis de Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice, prevede, in Anexa 1,”prezentarea certificatului ISO 9001 de la producator/distribuitor” ca formulare restrictiva (in lipsa certificarii ISO 9001, ”invitatia de participare nu se accepta/valideaza”).
De asemenea, Anexa 3 mentioneaza: ”In privinta standardelor de asigurare a calitatii, autoritatile contractante pot solicita, in vederea calificarii si selectiei operatorilor economici, potrivit dispozitiilor art. 191-196 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, fara a se limita exclusiv la cele prezentate, standarde precum: ISO 9001 in domeniul calitatii sau echivalent; ISO 14001 pentru sistemul de management de mediu sau echivalent etc.”
Art.188 din Ordonanta de Urgenta nr. 34 din 19 aprilie 2006 actualizata privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, specifica faptul ca, atunci cand se aplica procedura pentru atribuirea unui contract de furnizare, autoritatea contractanta are dreptul de a le solicita ofertantilor, in scopul verificarii capacitatii lor tehnice si profesionale, ”certificate sau alte documente emise de organisme abilitate in acest sens, care sa ateste conformitatea produselor, identificata clar prin referire la specificatii sau standarde relevante”.
A face afaceri cu sectorul public le ofera companiilor stabilitate si numeroase oportunitati. Cu toate acestea, licitatiile publice nu sunt usor de castigat, deoarece sectorul public trebuie sa atribuie contractele luand in considerare in primul rand rentabilitatea lor si banii contribuabililor. De aceea este important ca firmele sa fie bine pregatite si sa se asigure nu numai ca indeplinesc cerintele licitatiilor, ci si ca se diferentiaza de concurenta.
De ce se merita sa investiti intr-o certificare ISO? Deoarece detinerea unei astfel de certificari va demonstreaza angajamentul de a va mentine cele mai inalte standarde ale produselor si/sau serviciilor oferite clientilor. Aproape orice proces de atribuire a contractelor publice va fi simplificat daca sunteti certificati ISO, ca sa nu mai vorbim despre toate acele licitatii unde certificarea ISO poate sa nu fie neaparat mentionata ca cerinta, insa unde ea poate face o mare diferenta atunci cand clientii iau hotararea finala.
Certificarile ISO, asa cum sunt ISO 14001:2004 pentru managementul mediului, ISO 9001:2008 pentru managementul calitatii si OHSAS 18001:2007 pentru managementul sanatatii si securitatii, ajuta la consolidarea perceptiei clientilor asupra companiei dvs. In plus, obtinerea certificarii ISO poate constitui un proces extrem de util daca planificati sa va extindeti – de pilda, stabilirea standardelor privind calitatea in timp ce urmariti obtinerea certificarii ISO 9001 este un bun exercitiu, care poate fi transpus in manualul personalului dedicat noilor membri ai personalului.
Ce presupune a fi ofertant sau candidat la o licitatie publica
Va trebui sa dezvaluiti toate aspectele care au legatura cu afacerea dvs. atunci cand participati ca ofertant la o licitatie. Aici se incadreaza situatia dvs. financiara, competenta tehnica si experienta pe care ati dobandit-o prin intermediul altor proiecte similare. Daca nu detineti experienta necesara, este posibil ca oferta dvs. sa nu fie acceptata. De asemenea, este important sa puteti garanta ca nu veti depasi termenul limita.
Termenul limita pentru trimiterea ofertei poate fi impartit in mai multe date. Asigurati-va ca le cunoasteti si interesati-va daca, pe langa trimiterea documentatiei, va trebui sa fiti prezenti si la anumite intrevederi. Intrebati in ce format trebuie trimisa documentatia pentru a evita orice complicatie. A afla daca ati castigat o licitatie publica poate dura pana la mai multe luni, asa ca trebuie sa va inarmati cu rabdare.
Codul de bune practici in achizitiile publice
Guvernul aplica un cod de practici in relatia cu furnizorii. Acesta poate fi consultat vizitand www.mfinante.ro/ghiduribunepractici.html?pagina=domenii. De asemenea, Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice urmeaza un cod de conduita etica in achizitiile publice, care poate fi consultat la adresa www.anrmap.ro/sites/default/files/documente/documente-951.doc.
Principiile pe care se bazeaza aceste coduri sunt echitatea, corectitudinea, eficienta si profesionalismul. Ofertantii ar trebui sa cunoasca si sa respecte aceste principii pentru a se plasa intr-o pozitie avantajoasa atunci cand participa la licitatiile publice.
Cerinte privind politicile companiilor
Politicile adoptate de companii in privinta calitatii, mediului, dezvoltarii durabile, muncii etc. devin tot mai des intalnite ca cerinte in domeniul achizitiilor publice. Desi importanta lor poate fi diferita de la caz la caz, aceste politici pot constitui elementul de diferentiere intre a castiga sau a pierde un contract.
Politica de calitate
O cerinta des intalnita este existenta unei politici de management al calitatii. Totusi, numeroase organizatii din sectorul public merg si mai departe si le solicita contractorilor sa detina un sistem de management al calitatii (SMC) certificat. Aceasta cerinta este deosebit de raspandita daca activati intr-un domeniu in care evaluarea externa este obligatorie.
Orientati-va catre standarde de asigurare a calitatii aplicabile in sectorul in care va desfasurati activitatea. Cel mai popular standard al calitatii, deoarece nu este specific unui anumit sector, ci poate fi aplicat in toate, este standardul de management al calitatii ISO 9001. Detinerea certificarii ISO 9001:2008 garanteaza ca furnizati un nivel constant al calitatii, acesta fiind motivul pentru care sectorul public apreciaza atat de mult acest standard ISO.
Politica de mediu
O politica de mediu este o declaratie prin care va expuneti propria strategie de management al mediului. Ea ar trebui sa includa obiectivele pe care vi le-ati propus si termenele la care doriti sa le indepliniti. In mod ideal, politica de mediu ar trebui sa fie parte integranta a unui sistem de management al mediului (SMM). Un SMM reusit ajuta organizatiile sa isi gestioneze orice operatiune care ar putea afecta mediul inconjurator. El va va ajuta sa fiti mai ecologici, va va arata cum sa va masurati consumul si sa va reduceti cantitatea de deseuri. Odata ce intelegeti cum sa reduceti, refolositi si reciclati in mod eficient, veti putea beneficia de pe urma economiilor facute si va veti putea reduce, in acelasi timp, si impactul pe care il aveti asupra mediului. Alte avantaje care decurg din implementarea unui SMM sunt garantarea respectarii legilor si reglementarilor si imbunatatirea imaginii companiei.
Numeroase organizatii isi oficializeaza politica de mediu prin certificarea standardului de management al mediului ISO 14001, care este structurat similar standardului de management al calitatii ISO 9001.
Certificarea ISO 14001:2004 demonstreaza angajamentul firmelor de a-si reduce efectul asupra mediului; ea le ajuta si sa faca economii in ceea ce priveste consumul si deseurile. Detinerea certificarii ISO 14001 imbunatateste perspectivele ofertantului in cadrul licitatiei, deoarece acest standard este extrem de cunoscut pe plan mondial, iar companiile care il implementeaza se bucura de loialitatea clientilor lor.
Politica de sanatate si securitate ocupationala (SSO)
Sanatatea si securitatea la locul de munca reprezinta una dintre cele mai importante componente ale politicii sociale a Uniunii Europene. Este necesar ca aceasta politica sa fie documentata, in special in cazul organizatiilor cu mai multi angajati.
Politica de SSO trebuie sa va expuna angajamentul de a gestiona riscurile si de a indeplini cerintele legale in privinta sigurantei angajatilor, sa ii instiinteze pe acestia in privinta atributiilor pe care le au referitor la sanatate si securitate si sa explice in mod clar pasii pe care trebuie sa ii urmeze angajatii pentru a-si indeplini aceste atributii. Vi se poate solicita sa furnizati copii ale acestui document atunci cand participati la o licitatie publica.
Pentru cei care doresc sa mearga cu un pas mai departe, un alt standard de management, OHSAS 18001:2007, se refera la problemele legate de sanatatea si securitatea in munca.
O alta certificare solicitata in ultimul timp de autoritatile publice din Romania este SA8000, standardul responsabilitatii sociale, care pune accentul pe imbunatatirea conditiilor de munca si pe drepturile angajatilor.