Nimeni nu va cunoaste meseria mai bine decat dvs. insiva. Cu toate acestea, daca va descrieti sarcinile in scris, puteti impartasi cele mai bune practici si puteti imbunatati zonele problematice. Standardele ISO ii asigura pe producatori si pe consumatori ca produsele si servicile indeplinesc anumite cerinte privind siguranta, fiabilitatea, eficienta si intersanjabilitatea. De standardele ISO beneficiaza si mediul inconjurator; ele permit imbunatatirea metodelor de fabricatie si uniformizeaza conditiile de concurenta prin promovarea comertului echitabil intre tari.
ISO poate fi rezumat intr-o fraza: “Documentati ceea ce faceti si faceti ceea ce documentati.”
(ISO 9001:2015 pune accentul pe sintagma “informatie ducumentata”)
Pentru a va intocmi documentatia ISO, puteti urma acesti pasi:
1 . Vizitati site-ul ISO pentru a determinea daca exista in standard in vigoare pentru produsul sau domeniul dvs. sau apelati la o firma de consultanta ISO. In caz contrar, exista o procedura pentru a le dezvolta.
2 . Utilizand standardele ca punct de referinta, planificati-va documentatia ISO de care aveti nevoie. De exemplu, standardul ISO 9001 impune elaborarea unui manual al calitatii (mai putin in ultima editie a ISO 9001 din 2015), a unor proceduri, a unor instructiuni de lucru si a unor inregistrari.
3 . Consultati-va cu colegii pentru a gasi cele mai bune idei impreuna.
4 . Schitati-va rezultatele si testati-le conform procesului efectiv.
5 . Actualizati-va documentatia pentru a reflecta procesul efectiv.
Sugestii si avertismente cu privire la documentatia ISO
• Pastrati-va documentatia ISO mereu actualizata, usor de descifrat si intr-o stare care sa va indemne sa o folositi. Referiti-va la ea frecvent si utilizati-o pentru a va standardiza produsele sau serviciile.
• Documentatia este cruciala pentru a obtine certificarea ISO. Odata ce ati obtinut certificatul ISO, faceti public acest fapt, astfel incat clientii dvs. sa aiba motive sa se bazeze pe produsele sau serviciile dvs.
• Pe langa obtinerea certificarii ISO, organizatia poate profita de pe urma documentatiei ISO deoarece este un instrument excelent de formare si poate reduce numarul de intrebari primite de supraveghetori si de manageri.
• Daca profitati de ocazia de a va imbunatati procesele, actualizati-va documentatia ulterior, nu inainte. Documentatia ISO ar trebui sa reflecte ceea ce se intampla efectiv in timpul unui anumit proces si nu sa descrie cum anume v-ar placea sa se modifice acel proces.