Procesul de audit de certificare ISO 9001 se divide in doua activitati principale. Prima parte are rolul de a determina gradul de adecvare a sistemului de calitate iar in cea de a doua parte se desfasoara auditul de conformitate.
In cadrul primei parti a auditului, auditorii ISO compara sistemul documentat al companiei cu cerintele standardului. Sunt identificate caracteristicile sistemului de calitate prin prisma cerintelor standardului. Auditul de certificare initial se concretizeaza intr-un raport si, in urma acestuia, daca totul a decurs bine, se ia decizia de initiere a celei de a doua parte a auditului.
In timpul auditului de conformitate, auditorii ISO 9001 sunt prezenti in toate locatiile companiei care urmeaza a fi certificate ISO, vorbind cu personalul, punand intrebari despre modalitatile de actiune si afland nivelul de cunostinte al angajatilor, ce documente trebuie sa foloseasca, ce inregistrari trebuie sa tina si cine este responsabil cu aceste actiuni. In timpul auditului sunt puse intrebari personalului din intreaga structura ierarhica a organizatiei.
Auditorii vor urma un plan predefinit, o copie a acestuia fiind oferita in prealabil reprezentantului managementului departamentului auditat. Fiecare auditor este insotit de un ghid a carui sarcina este de a calauzi auditorul in diversele locatii ale organizatiei, ajutandu-l pe acesta sa identifice persoana potrivita cu care sa dialogheze despre toate aspectele care urmeaza a fi auditate.
La intrebarile auditorului trebuie sa se raspunda in mod onest si la obiect, fara detalieri si divagatii inutile. In cadrul auditului de certificare ISO sunt facute o multitudine de adnotari, acestea constituind rezultatele cercetarii. Majoritatea mentiunilor pe care auditorul le va face vor fi despre activitatile pe care le-au gasit a fi conforme cu standardul si despre documentarea sistemului de calitate.
O serie de elemente pot fi necorespunzatoare, acestea fiind nonconformitatile despre care se va vorbi la sfarsitul procesului. Orice aspect la care se face referire ca fiind neconform va fi insotit de o “dovada obiectiva” – cu alte cuvinte auditorul trebuie sa fie capabil sa faca referire la o cerinta clara, fie a standardului fie a sistemului de management, care nu este urmata, pentru a putea mentiona o nonconformitate. Toate aspectele identificate sunt observate si de ghidul insotitor, care va semna pentru ele.
La sfarsitul auditului de certificare ISO, echipa de audit va decide ce doreste sa raporteze si ce nu. Aceste mentiuni se materializeaza in raportul de audit, care este prezentat companiei, impreuna cu decizia de considerare a sistemului de management al calitatii acceptabil sau nu.
Este de asteptat ca in fiecare divizie a organizatiei sa existe nonconformitati. Locatiile auditate pot cuprinde sute (poate mii) de documente, persoane, instrumente care trebuie sa fie calibrate, produse din stoc si materiale etc.
Este foarte probabil ca auditorii ISO sa identifice o serie de elemente necorespunzatoare in fiecare facilitate a organizatiei – si nu este o problema daca fac acest lucru. Un numar de nonconformitati minore nu vor avea impact asupra abilitatii companiei de a obtine certificarea.
Auditorii vor evalua eficienta de ansamblu a sistemului de management al calitatii. Aspectele esentiale pe care auditorii le vor viza, cautand dovezi obiective de conformitate, pot fi descoperite prin raspunsul la urmatoarele intrebari:
• Toate elementele cerute de standardul ISO 9001 sunt corespunzatoare?
• Exista dovezi clare ca personalul isi stie rolul propriu in timpul operarii sistemului?
• Inregistrarile necesare sunt generate conform cerintelor si sunt stocate in mod corespunzator?
• Procesul de audit intern ISO 9001 este eficient si solid?
• Se deruleaza un program eficient de actiuni corective si preventive?
• Procesul de revizuire a managementului este solid si eficient?
In timpul instruirii cu privire la auditul intern, activitate necesara pentru toate companiile care doresc sa implementeze standardul ISO 9001, auditorii incepatori vor invata asupra aspectelor care trebuie identificate si asupra evaluarii semnificatiei fiecarei descoperiri. Informatiile rezultate vor fi utilizate in operationalizarea programului de audit intern, fiind de ajutor in rezolvarea unor multitudini de probleme ale personalului.
Nu este nevoie sa va fie frica de procesul de audit – este un proces de colaborare, cooperare…. si dvs. sunteti clientul. Odata ce auditul principal este completat cu succes va veti intalni in mod constant cu o serie de audituri de supraveghere – cel mai probabil o data la sase luni.
Pentru confirmare, auditorii vor revizita diverse divizii ale companiei pentru derularea de scurte audituri de verificare, pentru a se asigura ca sistemul ramane complet operational. Aceste audituri de supraveghere vor cuprinde o serie de activitati, de cele mai multe ori unul sau doua elemente ale standardului ISO 9001 vor fi abordate, in plus fata de elementele principale.
Exista o serie de subiecte care sunt auditate in mod obisnuit, ori de cate ori auditorii revin. Acestea sunt:
• Revizuirea managementului (5.6) – inregistrarile cu privire la acest proces demonstreaza ca sistemul este mentinut corespunzator si eficient.
• Satisfactia consumatorului (8.2.1) – Acest element demonstreaza ca organizatia ia masuri pentru a intelege cum este privita de catre clientii proprii.
• Auditul intern (8.2.2) – Se dovedeste ca sistemul este in continua revizuire de catre organizatie si conducerea ei.
• Imbunatatirea continua (8.5.1) – Se prezinta dovezi cu privire la faptul ca sistemul de management furnizeaza organizatiei imbunatatiri vizibile ale produselor si serviciilor, ale proceselor si sistemelor.
• Actiuni corective si preventive – demonstreaza ca organizatia reactioneaza la probleme si le identifica prin actiuni de revizuiri ale produselor, proceselor sau sistemelor; un proces corespunzator de derulare a actiunilor corective si preventive presupune ca sistemul este extrem de reactiv si proactiv pentru imbunatatirea continua.
Activitatea de audit intern si inregistrarile generate ofera o imagine organismului de certificare ISO cu privire la modul de operare intre auditurile de supraveghere si la orientarea catre imbunatatirea continua.
Probabil cea mai mare schimbare care rezulta in urma implementarii standardului ISO 9001 consta in initierea procesului de auditare a sistemului de management intern. Acesta este unul dintre cele mai importante instrumente de care dispune o companie pentru a desfasura imbunatatirea continua – si se intampla sa fie si cel mai putin costisitor.
De asemenea, un proces eficient de audit intern permite managementului sa evalueze propria eficienta in controlarea companiei in maniera dorita. Revizuirea constanta a modului de operare a sistemului de management prezinta oportunitati de imbunatatiri in cadrul sistemului, in instruirea personalului si in controlul de ansamblu al proceselor.
Impreuna cu revizuirea managementului, derularea eficienta a programului de audit intern reprezinta un element vital al sistemului. Ambele activitati ar trebui sa fie realizate la intervale regulate, daca managementul doreste cu adevarat sa mentina sistemul de calitate in parametri optimi.
Procesul de audit intern va fi o activitate perpetua, constand in auditarea permanenta a diferitelor parti ale sistemului si acoperind toate sectiunile unei organizatii, pe baza unui program prestabilit.
Sectiunile organizatiei unde rezultatele auditurilor sunt necorespunzatoare trebuie auditate mai frecvent, pana cand rezultatele finale intra in normal si se stabilizeaza; activitatile de importanta deosebita trebuie sa fie auditate mai frecvent.