Certificarea ISO 9001 – Dezvoltarea unui plan de implementare
Definirea obiectivelor proiectului
Inaintea demararii procesului de planificare trebuie sa definiti care sunt obiectivele proiectului. Trebuie sa raspundeti la urmatoarele intrebari:
• Cand veti porni proiectul ? (recomandam sa considerati analiza deficientelor drept punctul de plecare in derularea proiectului)
• Cand doriti sa-l finalizati?
Programati analiza deficientelor si comunicati tuturor angajatilor ce actiuni se intreprind si care este motivatia pentru care se fac aceste demersuri. Trebuie sa creati un mediu confortabil astfel incat angajatii sa fie relaxati in momentul in care raspund la intrebarile auditorului.
Auditorul este persoana care coordoneaza analiza deficientelor. In cazul unor organizatii mai complexe in locul unei singure persoane se poate desemna o echipa de audit.
Cand doriti sa obtineti certificarea ISO 9001 ?
Raspunsul la aceasta intrebare va influenta direct cronologia evenimentelor; de un real ajutor in acest caz poate fi diagrama Gantt ISO 9001.
• Cu cat limitati intervalul de timp pentru derularea proiectului, cu atat mai multe resurse trebuie sa alocati pentru implementarea acestuia.
• Este important sa stiti care este obiectivul dvs. deoarece toate celelalte date vor fi influentate de aceasta informatie.
• Determinati care sunt obiectivele companiei, daca sunt clienti care solicita certificarea sau care sunt circumstantele care pot influenta data scadenta pentru indeplinirea proiectului.
• Data propusa initial poate fi revizuita ulterior. Initial veti folosi o data tinta si pe masura ce derulati analiza deficientelor si creati lista de actiuni veti fi capabili sa evaluati daca aceasta data este realista. In cele din urma data finala de realizare a proiectului va depinde de elementele curente ale sistemului de calitate pe care il derulati si de cantitatea de resurse pe care vreti sa le implicati in cadrul procesului de implementare.
Identificati responsabilitatile in cadrul proiectului
Este important sa stabiliti cine coordoneaza acest proiect. Aceasta persoana va avea calitatea de manager de proiect. La acest punct nu este nevoie sa identificati reprezentantul managementului. Trebuie sa clarificati cine face parte din managementul de varf. Standardul ISO 9001 prevede cerinte care trebuie indeplinite de conducerea superioara. Cu cat ea este implicata mai devreme in proiect cu atat este mai bine pentru derularea acestuia.
In acest stadiu trebuie sa cunoasteti raspunsul la urmatoarele intrebari:
• Este nevoie de serviciile unui consultant ?
• Cine este managerul de proiect ?
• Care sunt persoanele din cadrul managementului de varf ?
Incepeti sa urmati actiunile prevazute in cronologia de desfasurare a proiectului.
• Derulati analiza deficientelor.
• Acesta dureaza in mod obisnuit 2 pana la 5 zile. Durata depinde de marimea organziatie, de numarul de auditori, de stadiul in care se gaseste sistemul curent de calitate si de experienta auditorilor.
• Tineti sedinte de planificare pentru a desemna echipele de lucru; numarul acestora va fi maximum doua, fiind recomandat ca managerul de proiect si conducerea superioara sa participe.
Selectati un organism de certificare acreditat
Unul din primele lucruri pe care trebuie sa le faceti in cadrul derularii proiectului se refera la abordarea catorva organisme de certificare ISO 9001 acreditate. Reprezentantii acestora vor veni la sediul dumneavoastra si vor prezenta viziunea lor despre procesul de certificare. La alegerea unui organism de certificare veti porni o relatie de afaceri care va dura cel putin 3 ani, fiind foarte probabil ca ea sa dureze chiar mai mult.
Asadar este important sa faceti o alegere chibzuita pentru a pune bazele unei colaborari eficiente si de lunga durata. De un real folos in cadrul procesului de selectie poate fi citirea unui articol anterior in care am prezentat un chestionar cu privire la organismele de certificare acreditate. Recomandam sa porniti discutii despre potentiala colaborare cu cel putin trei organizatii.
Este posibil sa gasiti auditori in zona in care va derulati afacerile sau nu, caz in care auditorii trebuie sa se deplaseze la dumneavoastra. Gasirea unei companii certificatoare cu un auditor local permite diminuarea costurilor cu implementarea proiectului.
Stabiliti o data pentru prezentarea introductiva a proiectului facuta pentru intreg personalul
• Este important ca angajatii dumneavoastra sa fie constienti de importanta proiectului, sa stie ce fel de actiuni vor fi derulate, cine va fi implicat si care sunt motivatiile implementarii standardului de calitate ISO 9001.
• Pentru a indeplini cerintele ISO 9001 trebuie sa introduceti programe de instruire profesionala cu privire la acest standard.
• Alegeti o data ulterioara sedintei de planificare despre care s-a discutat mai sus. In acest mod puteti decide daca persoanele care sunt implicate in proiect necesita o pregatire mai detalitata; ulterior informati angajatii cu privire la persoanele care vor lucra la proiect.
• Se recomanda o pregatire aprofundata pentru echipa care va derula proiectul.
• Planificati activitatea de pregatire inaintea sedintelor echipelor de lucru astfel incat persoanele implicate in grupurile de actiune sa inteleaga aspectele legate de standardul ISO 9001 inaintea primei sedinte.
Derularea sedintelor de planificare ISO 9001
A. Aspectul esential pentru o sedinta eficace si eficienta consta in pregatirea anterioara temeinica
Un alt aspect important consta in a decide cine este necesar in cadrul sedintei. De fiecare data cand se iau decizii importante si se discuta informatii esentiale incercati sa implicati si un reprezentant al conducerii superioare. Pentru a ajuta la procesul de selectie prezentam mai jos doua intrebari ajutatoare:
1. Trebuie decise rolul si responsabilitatile la nivel de angajat; cine are capacitatea de a lua aceste tipuri de decizii ?
2. Daca aceste noi sarcini vor impovara cativa angajati, persoanele din audienta vor fi constiente de aceste aspecte si de modalitatea de a aloca resurse pentru a derularea acestor noi indatoriri ?
Recomandam tinerea unui plan al sedintei, a unei agende de lucru. In cadrul acesteia va sugeram sa includeti urmatoarele aspecte:
1. In cadrul sedintelor alocati timp sa revizuiti care sunt sarcinile delegate si ce s-a realizat pana la o anumita data.
2. Daca exista un numar mare de sarcini este bine sa le grupati pe domenii (functii, responsabilitati, drum critic etc). Daca este posibil alocati sarcinile la nivel departamental sau unor grupuri organizationale care permit usurarea indeplinirii lor, echipele care au cea mai mare potrivire cu indatoririle putand fi insarcinate cu un numar mai mare de raspunderi.
3. Delegati responsabilitatile la nivel de persoana sau de echipa; echilibrati rolurile si sarcinile pentru a va asigura ca urmeaza a fi indeplinite si ca nicio persoana nu este impovarata inutil.
4. Asigurati-va ca persoanele care au primit sarcini specifice au parte de sprijin corespunzatoare (instrumente de lucru, personal ajutator, instruire etc). Spre exemplu este posibil ca responsabilitatile normale (zilnce) sa fie delegate astfel incat personalul care ofera sprijin pentru certificarea ISO 9001 sa-si finalizeze sarcinile legate de acest demers intr-un interval de timp corespunzator.
5. Identificati resurse externe suplimentare, instrumente sau elemente ajutatoare cum ar fi:
• Un expert ISO din afara companiei (spre exemplu firme de consultanta sau de instruire ISO).
• Salariatii care care sunt pregatiti sau pot fi instruiti pentru a sprijini activitatea de implementare.
• Sprijin din partea conducerii, autorizatii .
• Materiale ajutatoare (modele de manuale ale calitatii) sau orice alte elemente ale sistemului de management al calitatii.
• Instruire profesionala suplimentara si folosirea de programe informatice pentru planificare si identificarea documentelor.
6. Trebuie sa se stabileasca date scadente pentru ca proiectul sa se desfasoare corespunzator.
• Creati un plan al proiectului astfel incat sa nu se puna presiuni nedorite pe resurse critice, pornind diverse actiuni la momente diferite si nu in paralel.
• La planificarea proiectului folositi metoda drumului critic, prin identificarea fazelor care trebuie sa fie completate inaintea derularii altora; un exemplu se poate referi la finalizarea in prelabil a politicii de calitate si a obiectivelor de calitate.
• Fiti realist in aprecierea intervalului de timp si a resurselor necesare pentru a fi siguri ca proiectul se deruleaza intr-o maniera fluida, fara variatii si sincope.
B. Conducerea sedintei propriu-zise
1. Urmati planul de desfasurare al sedintei si observati care sunt persoanele care sunt delegate sa deruleze diverse faze ale proiectului si care este data estimata pentru indeplinirea sarcinilor.
2. Ulterior sedintei, realizati intotdeauna un rezumat al acesteia; includeti conducerea superioara si alti angajati esentiali procesului de implementare ISO 9001 in lista de distribuitie a rezumatului sedintei.