Certificarea ISO 9001 – Elaborarea documentarii
Documentarea sistemului de calitate
A. Cerinte generale
Delegati unei echipe sarcina de a trece in revista cerintele din cadrul sectiunii 4.1 a standardului ISO 9001. Observati ca cerintele sunt generale si ca vor fi rezultatul natural al crearii sistemului de management al calitatii.
Cu toate acestea, echipa numita trebuie sa identifice procesele din care este alcatuit sistemul de management al calitatii si sa le sublinieze pentru a arata interconexiunea dintre ale.
Cand vorbim despre proiectarea si documentarea sistemului de calitate ne referim la crearea de procese care vor deveni structura de baza a sistemului de calitate, avand in vedere ca ele vor indeplini cerintele prevazute de standardul ISO 9001. Va sugeram sa stabiliti echipe pentru fiecare sectiune a standardului. Aceste echipe vor fi alcatuite din angajati si manageri care vor fi responsbili pentru un anumit proces specific.
Spre exemplu, personalul de la departamentul de achizitii va constutui o echipa care va pune bazele unui proces care sa indeplineasca cerintele legate de achizitie prevazute de standardul ISO 9001. Grupe de 3 pana la 7 persoane vor lucra foarte bine in cadrul unei echipe; marimea echipei ar trebui sa fie cat mai mica, insa totodata trebuie sa fie corespunzatoare marimii si complexitatii departamentului.
Abordarea pe care aceasta echipa o va face consta in evaluarea procesului derulat in mod curent in comparatie cu cerintele standardului ISO 9001. Daca ati desfasurat deja o analiza a deficientelor, informatiile provenite din cadrul acesteia va pot fi de un real ajutor.
In momentul in care o echipa identifica faptul ca cerintele ISO 9001 nu sunt indeplinite de procesul curent, ea trebuie sa stabilesca modalitatea in care procesul trebuie modificat pentru a fi in concordanta cu exigentele standardului ISO 9001. Pentru a realiza noi procese se pot folosi schemele logice, interviurile cu angajatii si ideile din cadrul sedintelor de brainstorming.
In momentul in care echipa a pregatit noua procedura, aceasta este transmisa echipei de coordonare ISO pentru a fi aprobata. Se realizeaza astfel o revizuire centralizata a proceselor, astfel incat un grup poate vedea toate procesele si se poate asigura astfel ca acestea lucreaza bine impreuna.
Identificarea proceselor
• Porniti prin delimitarea categoriilor principale de procese sau prin selectarea lor la nivel departamental (spre exemplu procese de achizitie, receptie, control al productiei, vanzari si marketing, serviciu clienti, productie, controlul calitatii, livrari etc)
• Este nevoie sa prezentati aceste procese in interconexiune unele cu altele, prin folosirea unei diagrame sau unei scheme logice. Exista programe informatice specializate care pot crea automat aceste diagrame.
• Odata creata lista de categorii de procese solicitati managementului corespunzator fiecarui departament sa adauge detaliile necesare. Trebuie sa includeti toate procesele sistemului de management al calitatii si toate procesele de productie si administrative care afecteaza calitatea produsului realizat si/sau a serviciului prestat. Schema logica rezultata trebuie sa fie inclusa in cadrul manualului calitatii.
B. Cerintele de documentare
• Pe masura ce treceti in revista cerintele de documentare a sistemului de management al calitatii, trebuie sa acordati o atentie speciala legata de cerinta ca organizatia sa identifice documentele care sunt necesare pentru procesele sistemului calitatii sau ale productiei/prestarii de servicii. Trebuie sa detineti o metoda de identificare a proceselor care trebuie sa fie documentate. Retineti ca pe masura ce adaugati noi procese, produse sau servicii in cadrul organizatiei in viitor veti avea nevoie de o metoda de identificare a acestora cand este solicitata documentatia aferenta.
• De-a lungul proceseului de implementare ISO stabiliti linii orientative pentru identificarea proceselor care necesita documentare ca parte a controlului propriu. Managementul trebuie sa identifice procesele care necesita documentare pe masura ce identifica procesele care vor fi incluse in cadrul sistemului de management al calitatii.
• Dupa implementarea ISO includeti cerintele de identificare a documentatiei ISO ca parte a planului de calitate pentru noile procese sau pentru eventualele modificari.
C. Manualul calitatii si procedurile de calitate
Manualul calitatii reprezinta primul nivel de documentare in cadrul unui sistem de management al calitatii. O serie de organizatii combina manualul calitatii si procedurile intr-un singur document, acesta fiind considerat manualul calitatii.
Pentru mai multe detalii consultati articolele noastre despre aceste documente.
D. Controlul documentelor si al inregistrarilor
Trebuie sa detineti o procedura pentru controlul documentelor si pentru controlul calitatii inregistrarilor. Aceasta activitate trebuie sa fie pe lista dumneavoastra de sarcini, pentru indeplinirea ei fiind necesara numirea unei persoane sau desemnarea unei echipe speciale, in functie de volumul de lucru necesar.