In acest articol vom prezenta sintetic care sunt etapele necesare obtinerii cu succes a certifcarii ISO 14001 pentru managementul mediului.
1. Pregatirea teoretica
Este foarte important sa intelegeti la un nivel detaliat continutul standardului ISO 14001 (si cel al standardului ISO 9001 daca sunteti interesat de o certificare combinata). Acest proces de pregatire va va ajuta sa aveti o privire de ansamblu asupra actiunilor necesare pentru a indeplini cerintele standardului.
2. Derularea analizei intiale de mediu si a analizei deficientelor
Primul pas in elaborarea unui sistem de management al mediului consta in derularea unei analize initiale a mediului. Prin intermediul acesteia veti fi capabili sa intelegeti stadiul in care va aflati si puteti crea un parcurs pentru organizatia dumneavoastra referitor la problematica de mediu. Analiza include patru elemente principale:
A. Analiza aspectelor de mediu initiale
B. Luarea in considerare a tuturor reglementarilor specifice care pot avea un impact asupra organizatiei
C. Identificarea si evaluarea tuturor elementelor cu potential impact asupra mediului din cadrul organizatiei
D. Evidentierea operatiunilor curente si modalitatea in care sunt ele gestionate; luarea in considerare a impacturilor indirecte
Analiza initiala de mediu nu este considerata un audit; ea reprezinta o evaluare initiala pentru a sprijini crearea unui sistem de management al mediului. Auditul de mediu evalueaza performanta sistemului de managemet al mediului unei organizatii. Analiza initiala de mediu sprijina identificarea pozitionarii organizatiei cu privire la aspectele de mediu si ar trebui sa includa:
• Cerintele statutare si reglementatoare cu privire la mediu
• Recunoasterea elementelor/zonelor cu impact asupra mediului
• Criteriile de performanta legate de mediu
• Reactii in urma experientelor anterioare
• Oportunitati interne si externe de imbunatatire (contractori,vanzatori)
Analiza deficientelor reprezinta, in opinia noastra, cea mai buna metoda de evaluare a situatiei existente a unei organizatii cu privire la aspectele de mediu. Analiza reprezinta totodata si suportul pentru derularea actiunilor corective ulterioare.
Pentru a identifica elementele care trebuie sa fie modificate in cadrul actualului sistem de management al mediului trebuie sa folositi lista de verificare a analizei deficientelor. Aceasta reprezinta un instrument util pentru evaluarea actualului sistem de management al mediului in raport cu cerintele ISO 14001.
In cadrul acestei analize, fiecare cerinta a standardului ISO 14001 se materializeaza intr-o intrebare pe care auditorul ISO o foloseste pentru a evalua caracteristicile actuale ale sistemului de management al mediului.
3. Planul implementarii ISO 14001
Trebuie sa elaborati un proiect de plan pentru a identifica toate sarcinile specifice implementarii cerintelor ISO 14001, timpul estimat realizarii lor si resursele alocate acestui demers.
4. Pregatirea membrilor organizatiei
Toti angajatii organizatiei dumneavoastra trebuie sa fie pregatiti pentru a lucra respectand specificatiile sistemului de management al mediului ISO 14001.
5. Proiectarea si documentarea ISO 14001
Trebuie sa proiectati si sa documentati manualul de mediu ISO 14001 si procedurile specifice. Cea mai importanta parte a acestui demers consta in observarea proceselor curente si reproiectarea lor pentru a respecta toate cerintele standardului ISO 14001. Odata ce ati modificat sau dezvoltat procese care indeplinesc cerintele standardului este nevoie sa implementati actiuni de control ale acestor procese. Documentarea proceselor ca parte a procedurilor sistemului de management al mediului reprezinta o modalitate de control.
6. Utilizati si imbunatatiti propriul sistem de management al mediului
Din momentul in care sistemul de management al mediului ISO 14001 este dezvoltat si documentat, angajatii trebuie sa urmeze procedurile, sa colecteze inregistrari si sa faca imbunatatiri permanente actualului sistem. Pentru aproximativ trei luni sau mai mult organizatia dumneavoastra va folosi sistemul de management al mediului, colectand inregistrari.
7. Auditarea performantei sistemului de management al mediului
Este necesar sa derulati audituri interne pentru a observa modalitatea in care sistemul dumneavoatra de mediu functioneaza. Auditurile au si rol de sprijinire a actiunilor de imbunatatire a sistemului de management al mediului. Ele va pregatesc pentru auditul final realizat de catre organismul de certificare ISO.
8. Obtinerea certificarii ISO 14001
In mod obisnuit, pentru a obtine certificarea ISO trebuie sa selectati un organism de certificare care va derula un audit de certificare si ulterior o serie de audituri de control. In cadrul acestor actiuni auditorul va cerceta sistemul demneavoastra de management al mediului pentru a se sigura ca acesta indeplineste cerintele standardului.
Daca acesta identifica elemente ale sistemului de management al mediului care nu indeplinesc cerintele standardului ISO 14001 acestea vor fi semnalate drept nonconformitati. Certificarea dumneavoastra depinde de actiunile de corectare a nonconformitatilor identificate.
Exista trei tipuri de conformitate:
• Un sistem de management al mediului creat prin propriile eforturi pentru a indeplini cerintele ISO 14001
• Auto-declararea conformitatii
• Certificare de terta parte
Chiar daca certificarea ISO 14001 acreditata nu reprezinta o cerinta a ISO 14001, o multitudine de organizatii aleg sa obtina o certificarea confirmata in mod independent cu privire la faptul ca propriul sistem de management al mediului indeplineste cerintele ISO 14001.
Certificatul ISO 14001 are multe avantaje, noi recomandand companiilor sa devina certificate prin intermedil organismelor de certificare de terta parte.
Aceasta reprezinta o decizie strategica de afaceri. Exista o serie de avantaje de piata, financiare si de pozitionare aduse de o certificare independenta. Ea poate modifica opinia consumatorilor, asiguratorilor si a partenerilor de afaceri. Lipsa acesteia poate limita oportunitatile de afaceri.
Oricine poate folosi standardul ISO 14001:2004 pentru a elabora, implementa, mentine si imbunatati un sistem de management al mediului. Dar exista un mai mare impact asupra partenerilor de afaceri (clienti, consumatori, vanzatori, agentii de reglementare etc) daca exista o confirmare independenta cu privire la utilizarea efectiva a sistemului de management al mediului ISO 14001 in cadrul organizatiei dumneavoatra.
Auto declararea conformitatii reprezinta o optiune unica in cadrul acestui standard, in consecinta organizatiile pot utiliza ISO 14000 drept un document de orientare. Desi organizatiile pot auto declara conformitatea pentru ISO 14001, acest lucru presupune doar simpla conformitate fata de un sistem prescris, nu si fata de tehnologii moderne de mediu, nivele de poluare sau siguranta ambientala.
Retineti ca seria ISO 14000 nu inlocuieste regelementarile de mediu existente. Companiile certificate ISO au, in general, un timp de raspuns mai rapid fata de problematica de mediu.