Ghid de implementare ISO 9001: Sistemul de management al calitatii – Cerinte de documentare (4.2) – Controlul inregistrarilor (4.2.4)
Sinteza ideilor principale
ISO 9001
Standardul prevede elaborarea si mentinerea de inregistrari in vederea demonstrarii faptului ca sistemul de management al calitatii functioneaza in parametri normali, fiind eficient si indeplinind cerintele ISO 9001. Organizatia trebuie sa intocmeasca o procedura specifica, in plus fata de cele prezentate in paragraful 4.2.3, pentru a defini controalele care se vor aplica inregistrarilor si pentru a preciza, printre alte lucruri, si modalitatea de pastrare, regasire, timpul de accesare si modul de punere la dispozitie al acestor inregistrari.
ISO 9000
In cadrul paragrafului 3.7.6 notiunea de “inregistrare” este definita drept “un document care prezinta o serie de rezultate sau ofera o dovada cu privire la activitatile desfasurate.”
Cerinte de documentare
• Este necesara implementarea unei proceduri documentate specifice
• Procedura nu are doar simplul rol de a controla inregistrarile, trebuind sa realizeze aceasta actiune intr-o maniera care serveste interesele organizatiei, fara a crea documentatii fara valoare si fara a creste gradul de birocratie
Intrebari utile pentru auditul intern
• Exista o procedura documentata pentru controlul inregistrarilor ?
• Au putut fi identificate inregistrarile organizatiei?
• Exista cerinte de protejare a inregistrarilor in folosinta in cadrul organizatiei?
• Au fost intocmite cerinte legate de timpul de acces pentru toate inregistrarile ?
• Inregistrarile sunt eliminate in conformitate cu procedurile stabilite?
• Cerintele de pastrare si accesare au fost elaborate si implementate pentru toate tipurile de inregistrari facute de organizatie?
Rezumatul activitatilor de management
• Managementul trebuie sa elaboreze si sa mentina inregistrari pentru a putea oferi dovezi obiective de conformitate fata de sistemul de management al calitatii din cadrul organizatiei
Rezumatul actiunilor cu privire la controlul inregistrarilor
1. Intocmirea si mentinerea de inregistrari drept:
a) Dovada a conformitatii fata de cerinte
b) Dovada a operarii eficace a sistemului de management al calitatii
2. Intocmirea de inregistrari lizibile, usor de identificat si accesat
3. Elaborarea unei proceduri documentate pentru definirea controalelor necesare pentru:
a) Identificarea inregistrarilor
b) Pastrarea si protejarea inregistrarilor
c) Inregistrarea timpului de accesare si a eliminarii inregistrarilor