Gradul de adecvare al sistemului de management al calitatii
In articolele trecute am abordat pe scurt subiectul legat de gradul de adecvare al sistemului de management al calitatii, insa, tinand cont de importanta deosebita a acestuia, consideram util sa-i dedicam un articol complet.
O multitudine de organizatii intampina dificultati legate de conceptul de adecvare, aplicat sistemului de managementul calitatii; dificultatile constau in faptul ca nu se intelege bine la ce se refera termenul si, chiar mai important, cum se poate evalua daca sistemul de management al calitatii indeplineste acesta cerinta cheie a standardului ISO 9001.
Inainte de a merge mai departe trebuie sa clarificam intelesul termenului de “adecvat” sau “adecvare”, asa cum va fi folosit in continuarea articolului. Prin “adecvare” intelegem calitatea de a satisface o cerinta sau de a indeplini o nevoie.
Din definitia de mai sus intelegem ca termenul se refera atat la indeplinirea unor cerinte cat si a unor nevoi. Asadar, daca aplicam aceasta definitie in cadrul unui sistem de managementul calitatii bazat pe ISO 9001 putem determina daca un sistem de management al calitatii poate fi capabil sa indeplineasca cerintele aplicabile, incluzand cele specificate de organizatie, consumator sau de orice reglementari/standarde aplicabile.
In dezvoltarea sistemului dumneavaostra de management al calitatii si implicit in cadrul evaluarii performantei acestuia, adecvarea consta in mult mai mult decat simpla abordare a cerintelor standardului ISO 9001.
In plus fata de aceste cerinte trebuie sa se mai raspunda la intrebari precum cele legate de codurile, reglementarile si specificatiile fata de care organizatia implementatoare a standardului ISO 9001 trebuie sa tina cont. Mai mult, trebuie sa se ofere raspunsuri complete la intrebari precum:
• Care sunt specificatiile si cerintele consumatorilor pe care organizatia trebuie sa le indeplineasca ?
• Sunt si alte politici si proceduri stabilite de organizatie si care sunt acestea ?
• Care este modalitatea in care sistemul de management al calitatii asigura conformitatea ?
Toate aceste consideratii trebuie avute in vedere si cantarite in cadrul procesului de determinare a gradului de adecvare a sistemului de management al calitatii, croit pe baza specificatiilor ISO 9001.
In legatura cu consideratiile prezentate mai sus trebuie sa mentionam ca evaluarea unui sistem de management al calitatii din punct de vedere al gradului de adecvare poate fi o sarcina problematica pentru multe organizatii. Avand un sistem de conducere ermetica si o structura organizatorica rigida, acestor organizatii le lipseste o intelegere profunda legate de cerintele fata de care sunt subordonate din punct de vedere operativ.
O serie de cerinte pot fi cunoscute de grupuri limitate de persoane dar, de cele mai multe ori, ele nu sunt cunoscute in cadrul organizatiei, in ansamblu, asadar exista o foarte mica sau inexistenta cunoastere globala a acestor aspecte, care sunt totusi esentiale.
In timp ce o singura organizatie, care produce un singur produs, in concordanta cu un singur set de cerinte, are o probalilitate mai mare in a rezolva aceste disfunctionalitati, situatia se complica in cazul organizatiilor mai complexe, care pot avea probleme majore si dificultati in identificarea acestor cerinte si nevoi.
Puncte de prezenta multiple, produse multiple, standarde si seturi de specificatii ale clientilor numeroase etc, toate acestea au impact asupra gradului de adecvare a sistemului de management al calitatii.
Fara o buna si profunda intelegere a propriei afaceri, alaturi de cerintele si exigentele corespunzatoare care trebuie sa fie implementate, este aproape imposibil a se face o evaluare corecta a gradului de adecvare a sistemului de management al calitatii.
Simplul fapt ca o organizatie detine un sistem de management al calitatii documentat, care abordeaza cerintele standardului ISO 9001, doar contribuie la gradul de adecvare, insa nu indeplineste total acesta cerinta importanta.
Pentru a fi totalmente in conformitate cu ISO 9001, sistemul dumneavoastra de management al calitatii nu trebuie doar sa abordeze fiecare cerinta aplicabila din cadrul standardului ci trebuie sa fie in concordanta cu orice cerinta suplimentara care poate fi aplicabila organizatiei dumneavoatra, produselor pe care le fabricati sau serviciilor pe care le prestati.
Acest lucru inseamna ca un audit tipic de sistem ISO are limitari strict in ceea ce priveste acesta operatiune de determinare. Produsele si date procesuale pot fi utilizate pentru a determina si ajuta la tragerea de concluzii, dar, avand in vedere ca acestea sunt in mod obisnuit masuri reactive (bazate pe neconformitatile identificate), ele abordeaza aceste aspecte doar cand este atrasa atentia, fara a se putea evalua toate domeniile care prezinta interes.
Asdar care este modalitatea in care puteti afla care sunt toate aceste cerinte ? Este bine sa incepeti sa puneti intrebari, sa cercetati si sa invatati. Daca sunteti in situatia de a dezvolta un nou sistem de management al calitatii sau daca acesta este in dezvoltare intotdeauna este mai bine sa aflati chiar de la inceput raspunsul la acesta intrebare.