Standardul sigurantei alimentare in comertul cu amanuntul – o problema de integrare
O serie de publicatii au subliniat cum se diferentiaza standardul ISO 22000 fata de alte standarde internationale cu privire la siguranta alimentara, cu precadere la noutatile si imbunatatirile aduse in analiza riscurilor.
Identificarea punctelor critice de control si a cerintelor de baza ale programelor operationale reprezinta cu adevarat elemente cheie care pot fi luate in discutia legata de acest standard. Cu toate acestea, dimensiunea manageriala este in acest caz subestimata cu toate ca in cadrul standardului i se acorda o importanta speciala. Importanta ei este cu atat mai semnificativa in cadrul companiilor mari care detin o structura organizationala foarte complexa.
Astfel de companii au in componenta un numar mare de divizii si departamente ce cauzeaza o dilutie a activitatilor legate direct de siguranta alimentara. Managementul devine astfel un factor crucial in coordonarea acestor activitati, atat la nivel orizontal cat si la nivel vertical, in vederea atingerii obiectivului promordial: furnizarea de produse sigure.
Dimensiunea manageriala
Acesta este motivul pentru care dimensiunea manageriala trebuie sa fie luata foarte in serios la implementarea ISO 22000 : 2005 – sisteme de management al sigurantei alimentare. Este necesar ca cerintele stipulate de standard sa fie implementate de catre fiecare organizatie care face parte din lantul alimentar, nu doar la nivelul managementului calitatii ci in intreaga companie.
Comertul cu amanuntul la scara mare reprezinta exemplul perfect cu privire la complexitatea controlului sigurantei alimentare, avand drept consecinta directa dificultatea implementarii ISO 22000.
Siguranta alimentara in cadrul comertului cu amanuntul implica o multitudine de divizii, departamente si unitati de lucru care sunt coordonate de departamentul de calitate.
La nivel orizontal aceste entitati includ, pe langa altele, departamentul de achizitie a produselor alimentare, departamentul de servicii tehnice, departamentul de marketing si cel de finante. La nivel vertical sunt incluse in mod firesc departamentele de vanzari, care supervizeaza diviziile regionale, la randul lor alcatuite dintr-o multitudine de puncte de vanzare.
Un rol pentru fiecare functie manageriala
In cadrul procesului de proiectare si implementare a unui sistem de management al sigurantei alimentare este esential sa intelegem rolul fiecarui departament precum si legatura sa cu siguranta alimentara. Spre exemplu este responsabilitatea departamentului de achizitii, printre altele, sa coordoneze relatia cu furnizorii si sa introduca noi referinte de produse.
Aceste aspecte implica colaborarea cu departamentul calitatii, care, la randul lui, trebuie sa implementeze un proces de selectie, evaluare si monitorizare a furnizorilor in vederea asigurarii unui control complet cu privire la siguranta produselor furnizate si dispuse pe rafturile magazinelor.
Din pacate aceste actiuni nu sunt respectate intotdeauna si in consecinta, in absenta unui control corespunzator al furnizorilor, o serie de produse necunoscute de catre departamentul de calitate ajung sa fie vandute in cadrul punctelor de vanzare.
Pe de alta parte departamentul tehnic este responsabil de achizitia de echipamente de refrigerare, decizand asupra locatiei acestora in cadrul magazinului si asigurand intretinerea lor. In vederea conformarii cu bunele practici de igiena ale echipamentelor si facilitatilor de depozitare, directorul tehnic trebuie sa lucreze in stransa legatura cu directorul de calitate, in special referitor la utilizarea echipamentelor de refrigerare si la planificarea si executia activitatilor de intretinere tehnica periodica a acestora.
Spre exemplu, rafturile refrigeratoare ce mentin o temperatura in intervalul 0-4 °C nu pot fi utilizate pentru depozitarea spre vanzare a produselor de carne, in special in cazul produselor din carne tocata (0-2 °C). Cu toate acestea nu este neobisnuit sa se gaseasca sisteme de refrigerare care sunt utilizate necorespunzator.
Angajamentul managementului
Implementarea concreta a unui sistem de management al sigurantei alimentare in cadrul comertului cu amanuntul la scara mare incepe cu un angajament ferm din partea esalonului superior de management.
Managerul calitatii joaca un rol important aici deoarece el trebuie sa convinga managementul superior cu privire la avantajele acestei abordari si sa demontreze valoarea adaugata de catre sistemul ce se vrea a fi implementat.
Alinierea proiectului cu strategia companiei reprezinta un demers fundamental pentru asigurarea succesului. In vederea obtinerii increderii si sprijinului managementului, proiectul implementarii sistemului trebuie vazut ca o translatie a strategiei globale a companiei. Spre exemplu, o companie care are o strategie centrata pe eficienta nu este in esenta compatibila cu implementarea sistemului ISO 22000 care, prin insasi natura sa, se concentreza pe satisfactia consumatorilor.
Dimpotriva, o strategie bazata pe satisfactia nevoilor clientilor actuali si potentiali, permitand companiei sa se diferentieze fata de competitie, poate regasi in sistemul de management al sigurantei alimentare cel mai bun instrument operational de imbunatatire continua. Odata angajat in implementarea sistemului, managementul de varf trebuie sa asigure faptul ca informatia este diseminata in cadrul intregii companii. Acesta este un aspect critic al pregatirii personalului pentru implicare in acest proces complex de implementare.
Comunicare eficienta
Integrarea orizontala si verticala, sustinuta de managementul superior, este facilitata de comunicarea interna efectiva. Trebuie identificate categoriile relevante de personal care au atributii in controlul sigurantei alimentare si trebuie stabilite fluxurile de comunicare intre ele.
Spre exemplu comunicarea efectiva intre deparatemntul de marketing si cel de calitate poate ajuta la evitarea unor situatii ce pot avea ca rezultat afectarea sigurantei produselor alimentare (spre exemplu contaminarea cu alergeni proveniti din rafturile rezervate produselor nealimentare).
Comunicarea verticala, in mod particular dintre departamentul de calitate si magazin, este cruciala prin prisma faptului ca sprijina procesul de proiectare al sistemului si permite departamentului calitatii sa fundamenteze proceduri si instrumente care sunt croite pe specificul punctului de vanzare, fara a pierde din vedere obiectivele comerciale.
Coordonarea perfecta
Siguranta alimentara este o cerinta implicita la vanzarea produselor alimentare. In industria de retail managementul sigurantei alimentare se constituie in fundamentul existentei departamentului de management al calitatii, care detine toate competentele necesare in acest domeniu.
Convertirea acetor activitati manageriale intr-un sistem de management corespunzator necesita o coordonare perfecta in cadrul intregii companii cu privire la activitatile care au impact asupra sigurantei alimentare.
Acest tip de coordonare este mentionata mai sus sub forma de “integrare orizontala si verticala” si in consecinta necesita un cumul de calitati specifice, in plus fata de competentele tehnice, in vederea implementarii unui sistem de management al sigurantei alimentare.
Calitatile de lider sunt, spre exemplu, esentiale din moment ce capacitatea de a convinge si influenta factorii implicati, in special managementul superior, se constituie intr-o conditie esentiala pentru eficienta sistemului. Abilitatile de comunicare si de marketing sunt, de asemenea, esentiale deoarece acestea ajuta persoanele sa se implice in acest proces complex.
In afara de aceste aspecte cunoasterea si intelegerea in profunzime a strategiei compeniei ajuta la realizarea unei integrari complete a organizatiei in ceea ce priveste politica cu privire la siguranta alimentara. Putem adauga aici si alte competente, precum cele legate de resursele umane, managementul operational si financiar.
Toate aceste discipline ofera controlului sisgurantei alimentare o adevarata dimensiune manageriala, in mod particular subliniata de ISO 22000. In consecinta standardul ofera comertului cu amanuntul o oportunitate reala de a profesionaliza controlul sigurantei alimentare, premitand o expansiune catre alte discipline care sunt vitale in vederea obtinerii succesului in mediul de afaceri global din zilele noastre. (dupa un comunicat al Organizatiei Internationale pentru Standardizare)