In cadrul sectiunii 7.4 a standardului ISO 9001:2008 gasim urmatoarea cerinta: ”Organizatia va asigura ca produsele achizitionate sa fie conforme cu cerintele de achizitie specificate”.
In esenta cerinta este destul de clara, cu toate acestea este permisa o anumita marja de decizie proprie organizatiei, legata de tipul si gradul de detaliere al controalelor necesare, acestea “desfasurandu-se in functie de efectul produselor achizitionate asupra produselor finale”, dupa cum specifica standardul ISO 9001 pentru managementul calitatii.
Chiar daca pentru organizatiile care au implementat un sistem de management al calitatii (implementare ISO 9001) functional prezentarea unor notiuni de baza legata de activitatea de achizitie poate parea simpla si elementara, mai jos prezentam o schema de control de baza, in special pentru companiile care fac primii pasi in standardizare si au nevoie de putin ajutor.
Iata care sunt etapele recomandate de noi cu privire la activitatea de achizitionare, in conformitate cu cerintele standardului ISO 9001:
1. Identificati furnizorii
Chiar daca pare a fi o actiune elementara, o multitudine de organizatii sunt in situatia de a nu avea o lista completa detaliata cu furnizorii actuali si potentiali, iar cele care detin o astfel de lista nu au distribuit-o tuturor partilor interesate din cadrul companiei.
Avand in vedere ca majoritatea sistemelor de achizitii sunt computerizate, primul pas ar trebui sa fie realizat destul de usor. In esenta, primul lucru cu care trebuie sa incepeti activitatea de achizitie consta in actualizarea informatiilor legate de partenerii dumneavoastra furnizori, actuali si potentiali.
2. Identificarea tipului de produse furnizate
Dupa ce furnizorii au fost identificati, este necesar sa fie cunoscuta natura produselor furnizate. Unele organizatii folosesc clasificari simple ale furnizorilor, utilizand termeni precum “distributor”, “procesator” sau ”fabricant”. Alte organizatii detaliaza aceste informatii, utilizand o descriere amanuntita a specificatiilor legate de produsele furnizate.
Spre exemplu in cazul furnizarii categoriei “materiale pentru imbinare” sunt detaliate subcategoriile suruburi, cuie, bride, nituri etc. Aceste tipuri de clasificari trebuie sa fie definite de organizatie, in functie de obiectivele sale specifice si de facilitatarea operarii. In concluzie, trebuie definita natura obiectelor furnizate.
3. Stabilirea controalelor adecvate
Controalele ar trebui sa se bazeze atat pe caracteristicile obiectelor receptionate cat si a performantei istorice a furnizorului care comercializeaza respectivele obiecte. Produsele critice, care afecteaza direct produsul finit (produsul rezultat in urma prelucrarii de catre organizatia d-voastra) trebuie sa fie supuse unui control mai intens.
La fel trebuie sa se procedeze si in cazul furnizorilor cu care au fost probleme in trecut (in unele cazuri, actiunile se pot concretiza intr-o serie de restrictii cu privire la un produs, la mai multe sau la o serie de produse, in functie de specificitatea problemelor aparute). Insa pe de alta parte controalele pot fi mai relaxate in cazul produselor care nu sunt de importanta critica sau pentru furnizorii cu care ati avut o istorie de colaboarare fructoasa, fara evenimente negative si disfunctionalitati.
Tinand cont de aceste particularitati trebuie mentionat ca in toate cazurile trebuie sa fiti siguri ca specificati care sunt cerintele legate de achizitii conf. ISO9001 (gradul de calitate, compozitia, sistemul de management al calitatii etc) si trebuie sa desfasurati un anumit tip de inspectie la receptionarea produselor inainte de introducerea acestora in inventarul organizatiei. Asadar cea de a treia etapa consta in determinarea tipului de controale care sunt necesare.
4. Monitorizarea corectarea deficientelor
Este necesar sa fie tinute o serie de inregistrari pentru a demonstra eficacitatea controlelor mentionate mai sus dar si pentru a putea fi folosite pentru evaluarea periodica a performantelor furnizorilor, ca parte a unui porgram continuu de management al furnizorilor.
Daca sunt identificate produse sau servicii neconforme, informatiile despre acste situatii trebuie transmise direct catre furnizor, in caz contrar acesta nu va fi constient de aceste disfunctionalitati, fiind in incapacitatea de a lua masuri reparatorii si corective.
Daca problemele de neconformitate apar des trebuie sa reveniti la etapa 3 si sa adaptati tipul si gradul de detaliere al controalelor in functie de situatiile concrete cu care va confruntati. Rezumativ, trebuie sa va gestionati in mod activ relatia cu furnizorii.
Mentionam ca trebuie luati in considerare si alti factori, cum ar fi detinerea de catre furnizor a unui program de calitate documentat sau daca acesta detine o certificare ISO sau alt tip de recunoastere a unui sistem intern de gestiune a calitatii produselor sau serviciilor oferite.
Este bine sa se tina cont de aceste certificari, cu toate acestea insa ele se bazeaza pe evaluari periodice ale programului de calitate al furnizorului, asadar este posibil ca ele sa nu reflecte obiectiv si in timp real performanta calitativa a furnizorului.
Implicarea d-voastra activa in evaluarea calitativa este asadar importanta pentru bunul mers al activitaii companiei si pentru satisfacerea exigentelor consumatorilor.