Ghid de implementare ISO 9001: Sistemul de management al calitatii – Cerinte de documentare (4.2) – Controlul documentelor (4.2.3)
Sinteza ideilor principale
ISO 9001
Organizatia trebuie sa elaboreze si sa documenteze o procedura care defineste controalele necesare pentru a asigura intocmirea a sapte procese de documentare, asigurand concomitent nivelul de control asupra acestora, conform cerintelor ISO 9001 (standardul pentru managementul calitatii). Aceste procese se refera la aprobarea documentelor, revizuirea, actualizarea si reaprobarea, identificarea statusului revizuirii, disponibilitatea documentelor la orice solicitare, lizibilitatea, identificarea si controlul documentelor externe si prevenirea utilizarii accidentale a documentelor iesite din uz.
ISO 9004
Se prezinta sugestii legate de introducerea evaluarii controlului documentelor pentru a se asigura ca procedurile sprijina eficienta si eficacitatea organizatiei in cazul celor sapte procese de documentare.
Cerinte de documentare:
• Este necesara introducerea procedurii de control al documentelor
• Retineti ca procesele de revizuire, actualizare si reaprobare au reprezentat intotdeauna cerinte exprese; in plus, acum trebuie sa introduceti conceptul de revizuire in cazul documentelor
Intrebari utile pentru auditul intern
• Controlul documentelor se realizeaza prin intermediul unei proceduri documentate ?
• Inainte de utilizare documentele sunt revizuite, actualizate si aprobate ?
• Inainte de utilizare modificarile din cadrul documentelor sunt reaprobate pentru a se asigura faptul ca sunt adecvate ?
• Exista continuitate in ceea ce priveste procesul de revizuire ?
• Documentele iesite din uz, inadecvate pentru orice tip de folosire, sunt identificate corect pentru a se preveni utilizarea lor accidentala?
• Exista un proces care sa asigure ca documentele isi pastreaza caracteristicile cu privire la legalitate, identificare si accesare facila la diverse solicitari ?
• Exista disponibilitatea documentelor aplicabile in caz de solicitare?
• Documentele externe sunt identificate si controlate?
Rezumatul activitatilor de management
Managementul trebuie sa:
• Stabileasca documentatia necesara
• Aiba in vedere cerintele contractuale, aprobarea standardelor, cerintele reglementatoare, deciziile organizationale, nevoile si asteptarile partilor interesate
• Evalueze generarea, utilizarea si controlul documentatiei in functie de crierii precum functionalitatea, usurinta in utilizare, resursele, politicile si obiectivele, gestionarea informatiilor si interfetele utilizate de sursele externe
Rezumatul actiunilor legate de controlul documentelor
1. Elaborarea unei proceduri documentate care sa defineasca controalele necesare pentru:
1.1 Aprobarea documentelor din punct de vedere al gradului de adecvare, inainte de utilizare
1.2 Revizuirea, actualizarea la nevoie si reaprobarea documentelor
1.3 Identificarea statusului reviziei curente a documentelor
1.4 Asigurarea disponibilitatii versiunilor relevante ale documentelor
1.5 Asigurarea legalitatii si disponibilitatii la cerere a documentelor
1.6 Asigurarea identificarii si controlului documentelor de provenienta externa
1.7 Prevenirea utilizarii accidentale a documentelor iesite din uz