Organizatiile le solicita frecvent furnizorilor lor certificari ale standardelor ISO. Auditarea unei companii conform standardelor Organizatiei Internationale pentru Standardizare le garanteaza cumparatorilor o calitate superioara a produselor si serviciilor furnizorului, care le va indeplini asteptarile. Pentru a obtine certificarea ISO, membrii unei organizatii sunt nevoiti adesea sa discute cu auditorii. Aplicand sfaturile de mai jos, membrii unei organizatii pot reusi cu usurinta sa obtina o certificare ISO pe care si-o doresc.
Planificarea
– Planificarea este esentiala pentru a comunica eficient cu un auditor ISO. Solicitati o copie a standardelor ISO relevante atunci cand aflati ca organizatia dvs. urmeaza sa fie auditata. Studiati standardele ISO si determinati care vor fi, probabil, intrebarile din timpul auditului. Solicitati-le membrilor corespunzatori din echipa sa isi pregateasca raspunsuri succinte la intrebarile pe care le anticipati si decideti care este persoana de contact din fiecare departament desemnata pentru a discuta cu auditorii.
Pregatirea
– Auditorii examineaza documentatia si manualele companiei deoarece acest lucru face parte din rutina fiecarui audit. Verificati toata documentatia care va fi auditata si asigurati-va ca toate documentele sunt complete si actualizate. Fiecare persoana programata sa discute cu auditorii ar trebui sa fie pregatita sa acceseze rapid elementele relevante ale documentatiei organizatiei. Auditorii observa si activitatile specifice companiei pentru a verifica daca ele respecta procedurile documentate. Asigurati-va ca angajatii care pot fi observati respecta procedurile documentate si sunt pregatiti sa raspunda la intrebari daca li se cere.
Auditul ISO
– Auditorii pun adeseori intrebari deschise, care solicita mai degraba un raspuns explicativ decat un simplu da sau nu. Raspundeti complet la fiecare intrebare; cu toate acestea, evitati sa deviati de la subiect. Auditorii pot intreba si de ce este realizata o anumita operatiune, sau pot prezenta scenarii si astepta raspunsuri si solutii la ele. Nivelul de familiarizare cu documentatia actualizata pregatita anterior va va ajuta sa dati raspunsurile corecte. Insa daca nu stiti raspunsul la o intrebare, nu incercati sa trisati. Admiteti ca nu cunoasteti raspunsul si oferiti-va sa va informati in cel mai scurt timp.
Incheierea auditului
– Dupa ce un auditul ISO ia sfarsit, auditorul va intocmi un raport care contine toate elementele de care trebuie sa se ocupe organizatia dvs. Raportul auditului este unul scris, insa ati putea avea nevoie si de o discutie directa cu auditorul pentru a-i cere clarificari suplimentare sau pentru a-i pune unele intrebari. Pastrati-va calmul si profesionalismul chiar daca nu sunteti de acord cu evaluarea auditorului. Solicitarea clarificarilor va va da mai multe indrumari despre cum sa corectati orice problema a fost descoperita in timpul auditului.