Auditurile interne sunt elemente fundamentale ale sistemului de management al calitatii ISO 9001. Rezultatele unui audit intern pot conduce la imbunatatiri majore pentru eficacitatea si eficenta unui sistem de calitate.
In continuare va vom prezenta o serie de sfaturi pentru a beneficia din plin de avantajele auditului intern:
• Asigurati-va de existenta autoritatii in ceea ce priveste echipa de audit. Asfel va creste gradul de cooperare ale persoanelor auditate.
• Desfasurati o sedinta deschisa cu personalul auditat.
• Parcurgeti cu atentie documentele necesare procesului de audit; pe baza lor intervievati presonalul.
• Tineti o sedinta cu auditorii pentru a pune in discutie planul, obiectivul si domeniul de aplicare al auditului.
• Precizati care este obiectivul auditului (de exemplu pentru obtinerea conformitatii fata de reglementarile guvernamentale, a standardelor de calitate sau a sistemului si procedurilor interne).
• Definiti obiectivul auditului (spre exemplu pentru a contura o imagine de ansamblu a unui domeniu sau o concentrare pe un anumit sistem din cadrul organizatiei).
• Dezvoltati un plan de audit; decideti cu privire la necesitatea implicarii unor resurse suplimentare – liste de verificare sau alti auditori.
• Decideti ce alte sectoare ale companiei vor fi auditate si care va fi frecventa auditurilor; elaborati o progamare anuala a auditurilor; distribuiti aceasta programare in cadrul firmei.
In timpul derularii auditului
• Incurajati onestitatea in cadrul persoanelor auditate.
• Fiti flexibil – daca identificati o problema partiala care nu este cuprinsa in obiectul auditului curent evaluati riscul potential daca aceasta ramane neabordata.
• Raspundeti la intrebarile personalului auditat; discutati cu privire la eventualele probleme de conformitate despre care sunteti atentionati.
• Explicati personalului auditat care este obiectivul auditului intern.
• Urmati procedurile de siguranta, protocolul cu privire la incaperile sterilizate si toate specificatiile prevazute de procedurile existente.
• Fiti intotdeauna profesionist; evitati sa emiteti judecati de valoare.
Dupa finalizarea auditului
• Tineti o sedinta cu auditorii pentru a lua in discutie continutul auditului.
• Tineti o sedinta finala cu toti participantii auditati; subliniati aspectele pozitive ale auditului; abordati aspectele legate de nonconformitati si asigurati-va ca participantii inteleg problemele existente si sectiunile din standard ale caror cerinte nu sunt inca indeplinite.
• Elaborati un raport de audit intr-un interval corespunzator de timp; incurajati persoanele auditate sa decida asupra actiunilor corective; astfel acestea vor fi stimulate sa implementeze schimbarile necesare, avand proprietate asupra ideilor si sugestiilor implicate.
• Ajutati persoanele responsabile pentru derularea actiunilor corective prin stabilirea de date scadente rezonabile; durata de timp pentru introducerea acestor actiuni corective depinde de severitatea nonconformitatilor.
• Fiti disponibil si saritor in ajutarea persoanelor auditate.
• Cereti parerea personalului cu privire la modul in care dumneavoastra si echipa de audit ati fost perceputi; adaptati-va abordarea daca este necesar.
Si un ultim sfat, important: Implicati personalul in activitatea de audit !
Folositi auditurile ca oportunitati de a instrui alte persoane. Solicitati ca un voluntar (care nu este auditor) sa parcurga cu dumneavoastra procesul de audit, in calitate de asistent. Asfel si alti membri ai personalului vor avea o mai buna intelegere cu privire la ce inseamna un audit intern si de ce sunt acestea necesare.
Implicarea personalului creaza sentimentul ca fiecare este un contributor vital la obiectivul general al companiei – conformitatea fata de cerintele si specificatiile standardului ISO 9001.