Un sistem de management al calitatii eficient nu va ajunge niciodata in stadiul de a fi complet finalizat, tinand cont ca intotdeauna trebuie se puna accent pe imbunatatirea continua a proceselor din componenta acestuia si a produselor si serviciilor realizate de companie.
Chiar daca un sistem de management al calitatii bine proiectat nu va fi niciodata finalizat, acesta poate ajunge la un stadiu de completare avansat atunci cand poate fi considerat a fi un instrument eficient, adecvat si potrivit, capabil a avea un impact pozitiv asupra operatiilor desfasurate de organizatia implementatoare.
Pentru o multitudine de organizatii, acest stadiu final este validat prin obtinerea unei certificari de terta parte din partea unei organizatii acreditate ISO 9001. Acesta activitate este realizata de o organizatie externa acreditata sa verifice daca compania care doreste certificarea la standardul ISO 9001 a implementat adecvat si eficient propriul sistem de management al calitatii, in concordanta cu specificatiile standardului sus mentionat.
Anterior incercarii de certificare pentru standardul ISO 9001, o organizatie ar trebui sa-si evalueze nivelul de pregatire si gradul de conformitate cu acest standard. In principal, aceasta evaluare este facuta prin desfasurarea unui “audit intern” al sistemului de management al calitatii si al proceselor conexe, formal si documentat, realizat atat cu concursul personalului intern calificat sau prin utilizarea serviciilor unui contractor extern. Desfasurarea auditului intern este o cerinta clara a standardului ISO 9001, iar acest demers trebuie sa preceada procesul efectiv de certificare.
Pentru un program de calitate “nou”- recent proiectat, dezvoltat si implementat – noi recomandam derularea unei revizuiri aditionale, informale, a proceselor componente a sistemului de management al calitatii, care sa preceada auditul intern, cu un grad mai mare de formalitate, ca un mijloc suplimentar de a fi asigurati ca organizatia a acoperit toate aspectele posibile.
In acest mod, asa cum acesta revizuire informala poate arata daca o organizatie este pregatita pentru un audit intern formal, asa si un audit intern formal poate arata daca organizatia este pregatita pentru un audit extern de certificare de terta parte. In final, un audit extern formal de certificare ISO 9001 de terta parte poate arata daca o organizatie indeplineste cerintele pentru certificarea ISO 9001:2008.
Scopul acestei revizuiri nu este de a colecta dovezi ale conformitatii programului de calitate (cum este cazul auditului intern) ci mai mult de a asigura ca programul este pregatit pentru evaluari cu un grad mai mare de formalitate.
La desfasurarea acestei revizuiri finale va sugeram sa luati in considerare cel putin zece aspecte esentiale, pe care de detaliem mai jos:
• o politica de calitate comunicata adecvat si eficient
• desemnarea unui reprezentat al managementului
• un manual al calitatii documentat
• documentarea procedurilor cerute de standard
• proceduri suplimentare si/sau instructiuni de activitate, in concordanta cu complexitatea proceselor realizate
• instruirea interna a personalului cu privire la sistemul de management al calitatii, cu accent pe activitatile pe care le desfasoara fiecare angajat
• revizuirea managementului
• cel putin un audit intern
• date istorice adecvate cu privire la gradul de performanta al sistemului de management al calitatii
• o analiza corespunzatoare a performantei proceselor
Mai exista un alt aspect esential, chiar daca nu este abordat in mod direct, fiind implicit in toate laturile prezentate mai sus – implementare, implementare si iar implementare. Implementarea este elementul cheie. Si retineti, niciun eveniment nu s-a petrecut daca nu a fost inregistrat intr-un sistem de documentare.
Gradul de documentare generat ca rezultat al acestei activitati trebuie sa fie lasat la latitudinea organizatiei. Tinand cont ca aceasta este o revizuire informala, poate fi considerata din punct de vedere tehnica ca fiind in afara programului de audit intern al organizatiei.
Avand doar o dimensiune “informativa”, acesta activitate nu ar trebui sa fie subiectul acelorasi cerinte de documentare ca in cazul unui audit formal, cu exceptia cazului cand evenimentul reprezinta o cerinta specificata in cadrul procedurilor organizatiei. Inca o data mentionam ca este vorba de o revizuire informala si nu de un audit intern.
Cu toate acestea ar trebui sa fie documentate toate aspectele care au fost identificate in cadrul acestei evaluari informale, prin intermediul proceselor de actiune corectiva sau preventiva, stabilite in cadrul sistemului de management al calitatii.
Aceasta activitate va asigura faptul ca orice deficienta este abordata corespunzator si va servi pentru a demonstra eficacitatea acestor doua procese esentiale. De asemenenea, in urma acestei actiuni se genereaza un set de informatii utile care poate fi folosit ca parte a revizuirii managementului organizatiei.