In cadrul standardului ISO 9001:2008 exista o serii de specificatii legate de procesele considerate a fi “speciale”. Aceste procese primesc acesta denumire datorita naturii lor, mai precis in cazul lor particular nu exista nicio metoda de determinare a deficientelor rezultatelor obtinute in urma lor (produse, servicii) inainte de utilizarea produselor finite sau prestarea serviciilor.
Asadar in cazul acestor procese nu exista nicio metoda de verificare a caracteristicilor produselor rezultate fara a distruge aceste produse in cadrul activitatii de evaluare si control.
Rezumativ putem enumera printre trasaturile rezultatelor acestor procese (produse, bunuri si servicii) urmatoarele:
• nu pot fi evaluate, cuantificate, masurate in mod facil
• nu pot fi evaluate dupa finalizarea procesului de fabricare sau de prestare
• nu pot fi comensurate in conditii economice
Fara a fi o lista exhaustiva, in cadrul activitatilor care intra in acesta categorie putem mentiona urmatoarele procese:
• tratamentul termic al materialelor
• imbutelierea vinului
• asfaltarea soselelor
• sudarea
• lipirea la cald
• forjarea
• indoirea
• turnarea pieselor
• prelucrarea alimentelor supuse conservarii si imbutelierii
• protejarea suprafetelor cu diverse materiale rezistente
Chiar daca exista o varietate de opinii referitoare la definitia exacta a unui proces special, consideram ca, daca insusirile unui produs sau serviciu nu pot fi controlate si evaluate in integralitate, atunci procesul care a stat la baza furnizarii lor este special.
Organizatia care implementeaza standardul ISO 9001 are obligatia de a determina aceste procese din cadrul activitati proprii si sa le acorde atentia cuvenita.
In cazul acestor procese singura alternativa este de a distruge produsul utilizabil pentru a asigura faptul ca procesul este controlat in asemenea masura incat in urma lui rezulta doar produse conforme cu specificatiile dorite.
In vederea obtinerii acestui rezultat, standardul ISO 9001 abordeaza controlul acestor procese printr-o cerinta fata de organizatie constand in a pune in aplicare o serie de masuri de control si verificare a procedurilor, personalului, echipamentelor si a altor factori care pot avea impact asupra procesului luat in considerare.
Cum determinam si implementam aceste masuri ? De exemplu, daca dorim sa punem bazele unei metodologii pentru un “proces special” (care trebuie denumit si evidentiat sub acest nume si in documentatia sistemului de management al calitatii) din cadrul unei companii fictive denumita “ZZZ” propunem urmarea urmatoarelor etape:
1. Definirea criteriilor pentru revizuirea si aprobarea proceselor
Exemplu: Fiecare procedura a “procesului special” va fi revizuita si aprobata de catre “autoritatea de conducere” a companiei ZZZ, in vederea verificarii conformitatii cu cerintele “standardului aplicabil”.
2. Aprobarea echipamentelor si a gradului de calificare a personalului
Exemplu: Echipamentele utilizate pentru “procesul special” de catre compania ZZZ vor fi calibrate si verificate la intervale regulate (luati in considerare si prevederea 7.6 din cadrul standardului ISO 9001). Personalul implicat in cadrul “procesului special” va fi calificat in concordanta cu “specificatiile, standardul sau reglementarile aplicabile”.
3. Folosirea de metode si proceduri specifice
Exemplu: “Procesul special” va fi desfasurat in concordanta cu procedura aprobata care s-a calificat ca urmare a respectarii cerintelor “specificatiilor, standardului sau reglementarilor aplicabile”.
4. Cerinte legate de inregistrari
Exemplu: Inregistrarile legate de calificarile personalului implicat in cadrul “procesului special”, procedurile acceptate din cadrul “procesului special”, echipamentele utilizate, facilitatile etc vor fi tinute in concordanta cu procedura de control a inregistrarilor folosita in cadrul companiei ZZZ
5. Revalidare
Exemplu : “Procesul special” va fi revalidat de compania ZZZ la nevoie, cand exista indicii si date ca procesul sau conformitatea procesului necesita acesta actiune. Personalul implicat in cadrul “procesului special” va fi recalificat periodic iar echipamentele utilizate vor fi supuse controlului si calibrarii regulate in conformitate cu “specificatiile, standardul sau reglementarile aplicabile”.
Mai sus am incercat sa redam o schema generala, orientativa, care sa abordeze fiecare domeniu prevazut in standardul ISO 9001. Subliniem inca o data ca este vorba doar de un exemplu fictiv.
In urma consultarii schemei propuse mai sus va puteti face o idee asupra modalitatii de abordare a acestei situatii particulare. Controlele specifice necesare cat si continutul particular si gradul de detaliere al documentatiei care trebuie sa fie fundamentate trebuie sa se bazeze pe cerintele specifice ale organizatiei dumneavoastre, ale clientilor si ale tuturor standardelor, reglementarilor si specificatiilor aplicabile.
Retineti totodata ca in cazul in care se folosesc procese exterene, organizatia poarta intreaga responsabilitate pentru asigurarea faptului ca activitatea realizata indeplineste toate cerintele de calitate specificate.
Acest lucru presupune ca nu doar organizatia d-voastra ci si furnizorii si partenerii cu care colaborati trebuie sa asigure controlul si verificarea procedurilor, personalului, echipamentelor, facilitatilor etc utilizate in cadrul proceselor speciale.