Doua noi standarde ISO privind sistemul de management al inregistrarilor promoveaza transparenta in guvernarea corporativa
16 noiembrie 2011. Ca urmare a recentelor esecuri ale guvernarii corporative, doua noi standarde ISO vor ajuta organizatiile sa prezinte informatii corporative rapid si eficient. Presiunea crescanda din partea autoritatilor de reglementare din domeniu obliga companiile sa puna la dispozitie astfel de informatii deoarece neregulile in gestiunea financiara, relatiile etice, dezvaluirile si transparenta deciziilor au devenit tot mai des intalnite.
ISO 30300:2011, Informare si documentare – Sisteme de management pentru inregistrari – Elemente de baza si vocabular, si ISO 30301:2011, Informare si documentare – Sisteme de management pentru inregistrari – Cerinte, condenseaza expertiza specialistilor provenind din 27 de tari de pe cinci continente.
Aceste standarde au fost dezvoltate pentru a fi compatibile si complementare altor standarde pentru sistemele de management dezvoltate de ISO, cum sunt ISO 9001 (managementul calitatii), ISO 14001 (managementul mediului), si ISO/IEC 27001 (managementul securitatii informatiei).
ISO 30300 este standardul generic care include elementele de baza si vocabularul comun intregii serii, in timp ce ISO 30301 specifica cerintele privind sistemul de management pentru inregistrari. Exista si alte standarde in seria ISO 30300 care sunt in curs de dezvoltare.
Judith Ellis si Carlota Bustelo, conducatorii grupurilor de lucru care au dezvoltat standardele, subliniaza ca: “Seria ISO 30300 ofera metodologia pentru o abordare sistematica a crearii si gestionarii inregistrarilor, aliniata unor obiective si strategii organizatorice. Gestionarea inregistrarilor care utilizeaza un standard pentru sistemele de management sprijina procesele operationale eficiente din punct de vedere al costurilor, de exemplu depozitarea, regasirea informatiilor, refolosirea informatiilor, litigiile si expertiza prealabila.”
Costul dezvoltarii unui sistem de management pentru inregistrari depinde de domeniul implementarii sale in fiecare organizatie si este determinat de nevoile afacerii si de evaluarea riscului, putand oferi rezultate atat pe termen scurt, cat si pe termen lung, in ceea ce priveste investitiile si evitarea costurilor.
Factori de natura globala incurajeaza organizatiile profit si nonprofit, comerciale si guvernamentale, mari si mici, sa isi reduca costurile si sa isi creasca capacitatea de raspuns la mediul extern prin implementarea unui sistem de management pentru inregistrari. Printre acesti factori se numara:
• Competitia comerciala intensificata;
• Schimbarile tehnologice care au condus la e-comert si e-guvernare;
• Viteza comunicatiilor si raspandirea informatiei prin internet;
• Cresterea complexitatii mediului de reglementare – local, national si international;
• Cresterea asteptarilor cetatenilor fata de modul de functionare al organizatiilor – intr-o maniera transparenta si responsabila social;
• Cresterea riscurilor din mediul extern, incluzand amenintarile asupra securitatii si dezastrele naturale.
(sursa: iso.org)