In cadrul acestei etape trebuie sa selectati un organism de certificare, daca nu ati facut deja acest demers. Tineti cont ca, odata cu acesta selectie, ati pornit o relatie de afaceri care va dura cel putin trei ani, cel mai probabil chiar mai mult. Recomandam ca decizia acesta sa fie bine fundamentata, pentru o cooperare fructuasa si de durata.
Auditorul sau auditorii organismului de certificare vor sosi pentru a evalua modalitatea in care ati abordat cerintele ISO 9001 si pentru a observa maniera in care ati proiectat sistemul de management al calitatii din cadrul organizatiei dumneavoastre.
Pregatirea pentru audit
Pregatiti personalul
• Inaintea desfasurarii auditului trebuie sa va asigurati ca toti angajatii cunosc faptul ca va avea loc un audit precum si obiectivul acestui audit. Cunoasterea acestui fapt ii va ajuta sa inteleaga cum sa raspunda la intrebarile auditorului. Angajatii trebuie sa raspunda in mod deschis si onest la solicitarile auditorului. Acesta cauta dovezi cu privire la faptul ca va conformati cerintelor ISO 9001, angajatii organizatiei dumneavoastre fiind cei care vor furniza aceste dovezi. Pregatirea personalului pentru a raspunde intrebarilor auditorului permite ca procesul de audit sa se desfasoare mai rapid si fara blocaje.
• Retineti ca auditul nu este un test. Daca auditorul pune o intrebare, el o face pentru a cauta informatii cu privire la modul de functionare a unui aspect legat de activitatea interna a organizatiei, cu privire la respectarea cerintelor ISO 9001, si nu pentru a testa capacitatea unui angajat de a cunoaste raspunsurile la problematica standardului de calitate. Auditorul urmareste modalitate in care angajatul procedeaza pentru a gasi raspunsurile si informatiile. Astfel el observa daca procedurile ofera informatii si cum procedeaza personalul daca informatia nu se regaseste in proceduri (intreaba un superior etc).
Pregatiti spatiul auditat
• Asigurati-va ca toate locatiile auditate sunt curate si in perfecta ordine; prezenta dezordinii poate ascunde nonconformitati pe care auditorul le va observa.
• Asigurati-va ca toate documentele sunt disponibile acolo unde trebuie sa fie folosite.
• Verificati toate fisetele si spatiile de depozitare pentru a identifica documente necontrolate, instrumente de masura si monitorizare necalibrate si furnituri sau subansamble neidentificate.
Pregatirea pentru auditor
• Pregatiti pentru auditor o copie a manualului calitatii si a procedurilor sistemului de calitate.
• Alocati echipei de audit un spatiu de lucru, pentru momentele cand nu inspecteaza facilitatile exterioare ale organizatiei. Auditorii vor avea nevoie sa lucreze la propria documentatie si sa faca rapoarte specifice.
• Delegati un membru al personalului sa insoteasca auditorul pentru a-i arata diversele zone de productie sau departamente. Instruiti acesta persoana sa permita angajatilor sa raspunda la intrebarile auditorului. Angajatii trebuie sa raspunda la intrebari doar daca acestea sunt adresate lor in mod direct.