In spatiul limitat al unui articol nu putem detalia intregul continut tehnic al unui audit de certificare ISO 9001. Cu toate acestea putem sa va oferim cateva detalii orientative despre o serie de aspecte pe care noi le consideram a fi importante pentru obtinerea succesului in urma auditului pentru certificarea ISO 9001.
Chiar daca aceste sugestii si recomandari sunt realizate avand in minte drept beneficiar o organizatie in cadrul careia se desfasoara un audit de certificare ISO, retineti ca aceleasi sfaturi se pot aplica oricarui tip de evaluare (din partea consumatorilor, de terta parte, organisme reglementatoare etc) la care organizatia dumneavoastra poate fi supusa la un moment dat in viitor.
Problematica fiind complexa si aceste sugestii sunt variate si numeroase, pentru a putea atinge toate aspectele ce pot aparea in cadrul unui audit de certificare ISO. Din ratiuni de spatiu si pentru a facilita parcurgerea, am sintetizat aceste recomandari la un numar de cinci. Orice alte aspecte care nu au fost acoperite de aceste cinci sugestii vor fi prezentate in cadrul unui articol ulterior.
Asadar mai jos va prezentam cele mai importante cinci recomandari legate parcurgerea cu succes a unui audit de certificare ISO:
1. Fiti pregatiti
In prea multe organizatii exista tendinta de se amana o serie de aspecte legate de programul de calitate, pregatirea pentru acesta accelerandu-se chiar inaintea auditului. Majoritatea auditorilor sunt constienti de aceste aspecte, aceasta tendinta fiind foarte usor observabila in cadrul inregistrarilor tinute cu programul de calitate. Un program de calitate reusit va fi activ tot timpul, pana la un punct in care, chiar in cazul desfasurarii unui audit neplanificat, poate fi gestionat cu un minimum de carente. In concluzie nu lasati pregatirea pe ultimile minute.
2. Prezentarea are o importanta cruciala
Cand a sosit ziua auditului, toate fisierele dumneavoastra trebuie sa fie pregatite si in ordine. Spre exemplu toate documentele, sau majoritatea covarsitoare din ele, trebuie sa fie tiparite si nu scrise de mana (aceste aspecte se extind chiar si la etichetele si denumirile dosarelor cu fisiere). In aceeasi ordine de idei, odata ce informatia este pregatita, ea trebuie sa fie asamblata intr-un format usor de prezentat auditorului. Recomandam sa se ofere auditorului, la inceputul activitatii de auditare, referinte si cuprinsul intregului material de prezentat, pentru a facilita parcurgerea documentelor. Oferiti auditorului date si materiale bine organizate inainte ca acesta sa puna intrebari.
3. Asigurati confortul auditorului
Acest aspect poate fi problematic, in mod special cand compania dumneavoastra a cunoscut o crestere puternica in ultima perioada de timp. Putem da o multime de exemple cand auditorul a fost nevoit sa lucreze in holul organizatiilor, din lipsa de spatiu. Mai mult chiar, au existat situatii in care auditorii au fost fortati sa lucreze pe coltul unui birou deja ocupat. Ambele scenarii sunt de neacceptat – retineti ca un auditor caruia nu i se respecta confortul poate avea o atitudine negativa care se poate reflecta direct si in raportul final al auditului. De asemenea, oferiti bauturi racoritoare si, cand este necesar, gustari. In concluzie asigurati auditorului un cat mai mare grad de confort.
4. Demonstrati angajamentul managementului
Oricine intelege ca, in majoritatea organizatiilor, presedintele si directorul executiv nu participa in activitatile de zi cu zi legate de mentinerea programului de calitate.Acest lucru este acceptabil si este bine stiut ca managementul superior are o afacere de condus. Cu toate acestea, managementul de varf al companiei detine acest program si daca acesta nu arata interes in cadrul procesului de audit, situatia va fi perceputa ca o lipsa de angajament. Recomandam participarea a cel putin unei persoane din cadrul managementului de varf al companiei in cadrul sedintei de deschidere a auditului si, de asemenea, la trecerea in revista a rezultatelor auditului, in cadrul sedintei de inchidere. Managementul trebuie sa participe la audit pentru a arata angajamentul pentru programul de calitate.
5. Nu purtati discutii in contradictoriu cu auditorii
Ca parte a acestui audit, este necesar ca auditorul sa-si prezinte opinia profesionala referitoare la eficacitatea programului de calitate. Incurajam cu hotarare discutia cu auditorul insa atragem atentia asupra cazului in care discutia se transforma intr-o dezbatere sau, si mai rau, intr-o conversatie in contradictoriu. Daca dumneavoastra si auditorul nu ajungeti la o intelegere referitoare la un anumit aspect, pur si simplu acceptati asta. Spuneti clar, o singura data, ca nu sunteti de acord cu opinia auditorului si mergeti mai departe. Veti avea oportunitatea de a discuta acel aspect in momentul in care este elaborat raportul final si trebuie sa faceti acest lucru prin oferirea de dovezi obiective, referinte, acte doveditoare etc. Lasati auditorul sa-si prezinte opiniile si pastrati raspunsul si contraargumentele pentru momentul in care este emis raportul final.
In opinia noastra acestea sunt cele mai importante aspecte de care trebuie sa se tina cont in cadrul desfasurarii unui audit pentru certificarea ISO. Din experienta noastra putem sa va garantam ca respectarea acestor recomandari va ajuta la asigurarea unui audit de succes. Daca aveti de gand in viitor sa obtineti certificarea ISO, va incurajam sa tineti cont de aceste sfaturi si va dorim succes.