In sprijinul dumneavostra am decis sa facem o lista cele mai intalnite probleme care pot aparea in cadrul auditului pentru obtinerea certificarii ISO 9001. Am omis unele din cele mai evidente greseli (cum ar fi lipsa celor sase proceduri solicitate de standardul ISO 9001), considerand ca organizatiile care doresc certificarea detin minime cunostinte si abilitati legate de acesta actiune.
Multe din aceste disfunctionalitati apar si sunt evidentiate de auditor in cadrul auditului final, tranformand acest demers intr-o experienta negativa.
Mai jos prezentam zece din disfunctionalitatile pe care le consideram semnificative, fiind prezentate in ordinea in care sunt prezente si in standardul ISO 9001 (mai precis, sectiunea din standard la care se face referire este prezentata in paranteze).
1. Controlul documentelor (4.2.3) – Detineti mai multe versiuni (revizuiri) ale aceluiasi document in folosinta in zona de lucru sau documente “ratacite”, utilizate fara aprobarile corespunzatoare si care nu au fost inregsitrate in sistem
2. Controlul inregistrarilor (4.2.4) – Nu puteti gasi inregistrarile pe care le cautati sau inregistrarile de care aveti nevoie la solicitarea auditorului. Altcineva a preluat inregistrarile si nu stiti cine si cand a facut acest lucru. Daca sunteti suficient de norocos sa gasiti inregistrarile pe care le cautati, ele prezinta pete de cafea, arsuri de tigara sau urme de mancare.
3. Orientarea catre client (5.2) – Nu aveti inregistrate reactiile consumatorilor cu privire la modul in care performati. Daca primiti o reclamatie, este rezolvata pe loc si nu este inregistrata si documentata. Sunteti in situatia de a face sondaje sau de a trimite chestionare clientilor, dar nimeni nu raspunde niciodata.
4. Politica de calitate (5.3) – Nu aveti o politica de calitate afisata vizibil. Poate a cazut de pe perete, a fost inlaturata sau v-ati mutat intr-o noua locatie si ati uitat s-o afisati.
5. Obiectivele de calitate (5.4.1) – Nu aveti obiective de calitate stabilite pentru perioada curenta sau ati stabilit partial obiective care folosesc cuvinte precum “mai mult”, “mai putin”, “mai bine” in locul unor termeni cantitativi. Ati esuat in indeplinirea ultimilor obiective si nu ati luat nicio actiune corectiva.
6. Reprezentantul managementului (5.5.2) – Nu aveti un reprezentant al managementului. Reprezentantul managementului a demisionat, a fost eliberat din functie sau transferat. Chiar mai rau, puteti avea un reprezentant al managementului care sa nu stie ca este reprezentantul managementului.
7. Revizuirea managementului (5.6) – Nu ati desfasurat o revizuire a managementului de peste un an. Poate ca ati avut sedinte dar sunteti incapabil sa demostrati aspecte care au legatura cu indeplinirea acestui criteriu de performanta din cadrul standardului ISO 9001.
8. Competenta, sensibilizare si instruire (6.2.2) – Nu puteti dovedi competenta personalului care desfasoara sarcini care influenteaza calitatea produsului fabricat sau a serviciului prestat de organizatia d-voastra. Nu aveti stabilite cerintele pentru diverse posturi si/sau aveti personal lucrator si nu puteti demonstra gradul lor de calificare.
9. Definirea cerintelor legate de produs (7.2.1) – Nu puteti aduce nicio dovada a revizuirii contractului. Comenzile sunt preluate verbal fara a fi documentate sau chiar mentionate in forma scrisa si nu exista nicio dovada legata de revizuire.
10. Controlul proiectarii (7.3) – Controalele asupra activitatii de proiectare lipsesc si inginerii d-voastra sunt liberi sa-si manifeste spiritul creativ fara nicio limita. Rezultatele proiectarii nu sunt definite, nu exista revizuiri, nu este realizata validarea si/sau nu detineti niciun proces de lucru care sa controleze schimbarile de design.
Nu mai este nevoie sa spunem ca aspectele mentionate mai sus reprezinta doar o mica parte din problemele care pot exista in cadrul sistemului dumneavoastra de management al calitatii. Nu tinem cu tot dinadinsul sa facem o lista completa cu aceste probleme.
Avand in vedere ca aspectele prezentate acopera tematica standardului ISO 9001pana la sectiunea 7.3, exista o multitudine de alte probleme care necesita a fi abordate. Este nevoie sa realizati propria dumneavoastra evaluare interna inaintea auditului pentru certificarea ISO 9001, pentru a identifica si corecta orice alte aspecte problematice care exista in cadrul sistemului de management al calitatii pe care il implementati.