Unul dintre cele mai importante lucruri legate de echipa de coordonare ISO 9001 se refera la componenta ei. Este foarte important ca reprezentantii conducerii de varf a companiei sa faca parte din ea. In cadrul procesului de alcatuire a echipei de coordonare trebuie sa fiti capabili sa raspundeti la urmatoarele intrebari:
• Cine va decide cu privire la persoanele care vor prelua diversele sarcini de implementare a proiectului ?
• Persoanele decidente vor cunoaste daca volumul de munca al angajatilor le va permite sa faca fata sarcinilor suplimentare presupuse de implementarea sistemului de calitate?
• Cine este responsabil pentru alocarea resurselor necesare proiectului ISO 9001?
Pregatirea agendei de lucru
• Explicati echipei etapele de implementare a sistemului de management al calitatii.
• Atribuiti diversele sarcini specifice persoanelor individuale sau echipelor; completati un tabel al distributiei sarcinilor pe echipe.
• Revizuiti responsabilitatile delegate pentru a va asigura ca sunt bine dispersate si ca nu exista situatii in care o persoana sau o echipa sa fie suprasolicitata.
• Pentru fiecare echipa numiti un responsabil. Ar fi foarte bine ca sa aveti cate un membru din cadrul echipei de coordonare ISO ca responsabil pentru fiecare echipa de lucru; in acest fel veti beneficia de un grad de comunicare imbunatatit in cadrul proiectului.
• Determinati necesarul de resurse pentru indeplinirea sarcinilor.
• Identificati daca echipele sau persoanele individuale vor avea nevoie de sprijin in derularea altor responsabilitati de-a lungul derularii proiectului de implementare ISO 9001.
• Aflati ce tip de suport tehnic va fi necesar pentru a permite echipelor de lucru si angajatilor sa indeplineasca eficace si eficient sarcinile transmise (spre ex. sprijin din partea reprezentantului managementului, materiale pregatitoare etc).
Stabiliti termene pentru indeplinirea sarcinilor
• Derulati analiza deficientelor inaintea stabilirii echipelor de lucru pentru implementarea sistemului ISO; activitatea echipelor de lucru se va baza pe informatiile provenite din analiza deficientelor.
• Precizati datele inceperii activitatilor in functie de resursele disponibile.
• Precizati care sunt sarcinile care trebuie sa fie completate la inceput pentru a permite celorlalte sa se deruleze (de ex. responsabilitatea managementului); completati politica si obiectivele de calitate; identificati din timp procesele esentiale si interconexiunea dintre ele.
• Estimati intervalul de timp necesar pentru a indeplini fiecare sarcina, bazandu-va pe cantitatea de resurse disponibila pentru ducerea la bun sfarsit a respectivei indatoriri.
Responsabilitatile echipei de coordonare ISO 9001
• Identifica membrii echipelor de lucru, pentru fiecare procedura.
• Specifica pentru fiecare echipa de lucru data de incepere si finalizare a fiecarei sarcini delegate.
• Identifica necesitatile de pregatire profesionala pentru angajati si programaeaza sesiuni de instruire.
• Se reuneste la intervale regulate pentru a evalua progresul, a raspunde la intrebarile echipelor de lucru si a estima resursele necesare pentru implementarea proiectului.
• Revizuie si aproba procedurile pe masura ce ele sunt finalizate.
• Evalueaza si selecteaza un organism de certificare ISO 9001 acreditat.