In acest articol vom cauta sa raspundem la intrebarile legate de tipul de proceduri necesare si de continutul acestora.
Desi in cadrul standardului ISO 9001 se prevede obligativitatea mentinerii a sase proceduri specifice, cu toate acestea se asteapta de la dumneavoastra sa detineti procese de calitate care sa abordeze si alte cerinte ale standardului.
Aceste procese de calitate trebuie sa fie controlate. O modalitate control consta in documentarea acestor procese. Astfel majoritatea organizatiilor vor avea si alte proceduri documentate, suplimentar fata de cele sase mentionate in cadrul standardului.
Standardul va permite un grad mare de flexibilitate cu privire la modalitatea in care va documentati procesele. Nu trebuie sa detineti cate o procedura pentru a aborda cerintele fiecarei sectiuni ale standardului. Veti gasi, spre exemplu, exemple in care o serie de proceduri se pot suprapune sau proceduri multiple care pot fi combinate intr-o singura procedura. Aveti libertatea de a va proiecta sistemul de calitate astfel incat sa se potriveasca cu modalitatea in care organizatia dumneavoastra isi desfasoara afacerile.
Mai jos va prezentam un exemplu cu privire la procedurile care pot fi utilizate pentru a pune bazele unui sistem de management al calitatii ISO 9001. Procedurile detaliate, corespunzatoare fiecarei sectiuni ale standardului ISO 9001, pot fi folosite ca un ghid pentru a va crea propriul dumneavoastra sistem.
Pentru usurinta parcurgerii materialului, pe langa detalierea strict exemplificativa a procedurii, am indicat si sectiunea din standard la a carei cerinta raspunde, adaugand, unde este cazul, daca este obligatorie conform specificatiilor ISO 9001.
4.2.3 Controlul documentelor – procedura obligatorie
Descrie modalitatea de aprobare, control si distribuire a documentelor folosite in cadrul organizatiei. Practic se pot folosi o serie de aplicatii software tip “office” pentru organizarea si controlul documentelor. (vezi detalii)
4.2.4 Controlul calitatii inregistrarilor – procedura obligatorie
Se descrie procesul care permite controlul inregistrarilor generate de sistemul de calitate. Se abordeaza aspecte legate de tipul de inregistrari catre trebuie tinute, cum se fac acestea, unde sunt pastrate, cat timp si cum sunt organizate. Modalitatea practica se poate materializa in crearea unui tabel care prezinta inregistrarile, responsabilitatile, etc. (vezi detalii)
5.0.0 Responsabilitatea managementului
Sunt descrise responsabilitatile managementului pentru sistemul de management al calitatii, incluzand: identificarea proceselor ce urmeaza sa fie introduse in cadrul sistemului de management al calitati precum si monitorizarea si masurarea acestor procese, determinarea obiectivelor si tintelor de calitate, fundamentarea politicii de calitate, comunicarea politicii de calitate alaturi de importanta indeplinirii cerintelor consumatorilor, desfasurarea revizuirii managementului.
6.2.2 Competenta, sensibilizare si instruire
Este detaliat procesul pentru asigurarea faptului ca fiecare angajat este competent pentru activitatea pe care o desfasoara. Sunt detaliate activitatile de identificare a cerintelor si necesitatilor de instruire, derularea instruirii, determinarea eficacitatii pregatirii profesionale si mentinerea de inregistrari cu privire la procesul de intruire. Sunt prezentate diverse modalitati de instruire si pregatire profesionala, precum cursurile externe, intruire la locul de munca sau pregatirea in grup. (vezi detalii)
6.3.0 Infrastructura
Este descris procesul de identificare, furnizare si mentenanta a infrastructurii necesare pentru atingerea conformitatii fata de cerintele produsului. Aceste aspecte se refera la cladiri, spatiu de lucru, utilitati, echipamente de procesare si servicii ajutatoare. Se poate include in cadrul acestei proceduri si intretinerea preventiva. (vezi detalii)
7.1.0 Planificarea realizarii produsului
Sunt descrise planurile pentru toate procesele de realizare ale produselor. Sunt detaliate modalitati de identificare a obiectivelor de calitate, a cerintelor de produs, a caracteristicilor procesuale si a modului de stabilire a controlului in cazul introducerii de noi produse sau procese. Sunt identificate responsabilitatile legate de cerintele cu privire la instructajul de munca si inregistrarile specifice. (vezi detalii)
7.2.0 Procese legate de consumator
Documentarea procesului utilizat pentru comunicarea cu clientii si revizuirea informatiilor provenite din partea lor. Sunt incluse detalii legate de modalitatea in care identificati cerintele consumatorilor, care sunt informatiile pe care trebuie sa le culegeti de la acestia si care este reactia acestora. In acesta procedura se poate include si procesul de comunicare cu clientii.
7.3.0 Proiectare si dezvoltare
Este descris procesul de control al proiectarii si dezvoltarii de produse si servicii. Se pot prezenta responsabilitatile specifice si inregistrarile fiecarei etape a procesului de proiectare si dezvoltare. Se identifica elementele de intrare necesare sau recomandate, care pot fi rezultatele etc. Se precizeaza responsabilitatea persoanelor pentru fiecare etapa a procesului. Responsabilitatile pot fi diferite in cazul unor proiecte diferite, asadar, daca este cazul, trebuie sa fie identificate in planul de proiect.
7.4.0 Achizitia
Descrierea procesului de control al activitatii de achizitie pentru a se asigura faptul ca produsul cumparat este conform cerintelor. Sunt acoperite aspecte legate de modalitatea de selectie a furnizorilor, diversele modalitati utilizate pentru aprobarea lor, datele ce urmeaza a fi colectate pentru a monitoriza performanta furnizorilor, tipul de actiuni necesare a fi luate in cazul aparitiei unor probleme cu furnizorii.
7.5.0 Controlul productiei si prestarii de servicii
Se descrie procesul utilizat pentru a oferi conditii controlate pentru procesele de realizare ale produselor. Detalii legate de procedura planificata de identificare a controlului pentru procesul de recunoastere a specificatiilor produsului, a masurilor de control al calitatii si a aprobarilor. Tot in aceasta procedura se acopera si aspectele legate de cerintele de validare ale proceselor si de modalitatea in care criteriile de realizare ale produsului sunt documentate si urmate. (vezi detalii)
7.5.3 Identificarea si trasabilitatea
Se descrie procesul de identificare a materialelor si a produsului de-a lungul activitatilor de productie, service si livrare. Pentru identificarea produsului se pot folosi etichete sau marcaje. Se prezinta modalitatea in care se desfasoara acest proces. Subliniati importanta si necesitatea identificarii produsului, masurarii si monitorizarii acestuia si a trasabilitatii. (vezi detalii)
7.5.4 Proprietatea clientilor
Descrieti procesul utilizat pentru identificarea, verificarea, protejarea si pastrarea proprietatii clientilor. Acesta procedura poate fi simplificata prin utilizarea unor procese de identificare, de trasabilitate si manipulare similare cu cele pe care le folositi pentru produsele proprii. In consecinta trebuie sa faceti mentiuni asupra acelor proceduri. Puteti introduce un proces de monitorizare si raportare a pierderilor sau defectiunilor catre clientul proprietar.
7.5.5 Pastrarea produslui
Descrierea procesului utilizat pentru manipularea, ambalarea, stocarea si protejarea materialelor, subansamblurilor si a produselor. Se includ aici cerintele de manipulare cum ar fi protejarea EDS, condintii pentru incintele purificate si controlul temparaturii. Este posibil sa doriti ca detaliile sa fie prezentate in cadrul instructiunilor de munca descrise in cadrul controlul procesului, fiind necesar a se preciza clar acest lucru. O abordare similara poate fi facuta in cadrul procedurii de pastrare a produsului, cu privire la aspecte precum stocarea,manipularea si ambalarea. (vezi detalii)
7.6.0 Controlul echipamentului de masurare si monitorizare
Sunt descrise cerintele si procesele pentru controlul echipamentului de masurare si monitorizare. Se poate face referire la o lista de calibrare care include toate cerintele necesare. Sunt detaliate responsabilitatile si procesele de programare, desfasurare si inregistrare a calibrarilor pentru echipamentul de monitorizare. Sunt prezentate actiunile care trebuie sa fie luate in cazul in care se descopera ca echipamentul este decalibrat. (vezi detalii)
8.2.1 Monitorizarea, masurarea si analiza satisfactiei consumatorilor
Este descris procesul de colectare a reactiilor clientilor, cu exemple de abordare si prezentari ale procesului de analiza a informatiilor. Analizele obtinute pot fi folosite in cadrul procesului de revizuire a managementului.
8.2.2 Audituri interne – procedura obligatorie
Descrierea procesului de programare, planificare si desfasurare a auditurilor interne, alaturi de raportarea si urmarirea rezultatelor pentru fiecare audit. Pentru aceasta procedura responsabilitatile se pot transmite conducerii organizatiei, coordonatorului auditului si auditorilor interni instruiti pentru a desfasura aceasta activitate. (vezi detalii)
8.2.4 Monitorizarea si masurarea proceselor de productie si a produsului
Sunt detaliate activitatile de monitorizare si masurare ale proceselor de productie si a produsului. Se descrie procesul de colectare si inregistrare a informatiei si raportarea ulterioara a ei catre managementul organizatiei, intr-o forma care poate fi analizata in cadrul revizuirii managementului. (vezi detalii)
8.3.0 Controlul produselor neconforme – procedura obligatorie
Descrierea procesului utilizat pentru asigurarea faptului ca produsul care nu se conformeaza cerintelor este identificat si controlat pentru a se preveni utilizarea neintentionata sau expedierea accidentala a acestuia. (vezi detalii)
8.5.2 Actiuni corective – procedura obligatorie
Descrierea procesului de eliminare a cauzelor nonconformitatilor prin intermediul unui sistem de actiune corective. Se include aici procesul de initiere a unei cereri de actiune corectiva. (Orice angajat trebuie sa aiba posibilitatea de a initia o cerere de actiune corectiva – CAR). Procesul trebuie monitorizat pentru identificarea, investigarea, implementarea actiunii corective, urmarirea efectelor si stoparea actiunilor corective. Se poate include o procedura de raportare utilizabila in cadrul revizuirii managementului. (vezi detalii)
8.5.3 Actiune preventiva – procedura obligatorie
Se recomanda o procedura separata in locul combinarii cu actiunea corectiva, existand o tendinta de interpretare a faptului ca standardul prevede proceduri individuale, separate, corective pe de o parte si preventive pe de alta parte. Se descrie procesul desfasurat pentru eliminarea cauzelor potentiale ale nonconformitatilor, prin intermediul folosirii unui sistem de actiune preventiva. (vezi detalii)