Certificarea ISO 9001 poate fi consumatoare de timp si costisitoare, insa este un pas necesar in dezvoltarea unui sistem de management al calitatii care indeplineste atat nevoile clientilor actuali, cat si pe cele ale clientilor potentiali
In ultimii 20 de ani, companiile au facut pasii necesari indeplinirii cerintelor familiei de standarde ISO 9001 si au obtinut certificari de terta parte pentru a arata ca indeplinesc aceste standarde. Adeseori, procesul de certificare poate fi consumator de timp si costisitor, insa este considerat un pas necesar pentru dezvoltarea unui sistem de management al calitatii care indeplineste atat nevoile clientilor actuali, cat si pe cele ale clientilor potentiali. Multe companii pot chiar atribui o mare parte a succesului pe care il inregistreaza angamentului lor fata de un sistem al calitatii bine administrat.
Ca parte a eforturilor lor de imbunatatire continua (care reprezinta o componenta a standardelor ISO 9001), companiile isi trec in revista si isi imbunatatesc in mod constant procedurile ISO. In timpul acestei treceri in revista, totusi, este surprinzator cat de multi oameni ignora sau pur si simplu nu sunt constienti de o procedura ISO care a fost documentata ca parte a efortului de certificare ISO 9001 depus de companie.
Aceasta inadvertenta aduce in discutie unele intrebari interesante: Oare unele companii simuleaza ca fac ceva doar pentru a obtine inregistrarea ISO 9001? Oare ele se supun acestui efort deoarece tot restul lumii o face, sau pentru ca clientii lor le spun ca trebuie sa o faca daca vor sa ramana furnizorii lor preferati? Procedurile scrise sunt create in graba sau doar in cazul in care cineva ar intreba de ele? Oare certificatul de inregistrare in sine devine unica motivatie, luand locul unei dorinte sincere de a imbunatati managementul calitatii in organizatie?
Este greu sa aducem argumente impotriva nevoii de documentare a proceselor. Pana la urma, documentatia comunica ceea ce este necesar. Ea poate ajuta, de asemenea, la obtinerea repetabilitatii proceselor si la consecventa rezultatelor. Documentatia este si o parte integranta a unui program de formare eficient angrenat in directia dezvoltarii sau ameliorarii abilitatilor angajatilor.
Exista mai multe cai de a documenta proceduri ISO. Fotografiile si clipurile devin tot mai des folosite, insa organigramele si documentele scrise sunt inca folosite de multi. Si totusi, mai importanta decat formatul documentatiei este nevoia ca informatiile uzuale sa fie disponibile in orice moment.
Daca rationalizam sau imbunatatim un proces in orice fel, trebuie sa incepem prin a regasi si a trece in revista cu atentie documentatia existenta. Se poate intampla ca ceea ce era scris acum sa fie depasit, fiind nevoie de modificari. Nu ar fi rau daca imbunatirile ar fi adoptate, iar documentatia ar fi revizuita pentru a reflecta schimbarile. Trecerea in revista a documentatiei existente poate sa aiba drept concluzie si ca ea este perfect adecvata practicilor uzuale, insa pentru un oarecare motiv, nu mai este folosita. Poate ca unii angajati nu au avut niciodata acces la documentatie, in timp ce altii ar putea sa considere ca este mai usor sa isi indeplineasca sarcinile intr-un alt mod.
Situatiile descrise mai sus reflecta un sistem de management al calitatii slab. Ele indica nevoia de a trece in revista intregul sistem al organizatiei in ceea ce priveste elaborarea si controlul documentelor. Ca baza minima de plecare, aceasta trecere in revista ar trebui sa raspunda urmatoarelor intrebari:
1. Este documentatia ISO usor de inteles? Cele mai bune documente sunt create de oameni care chiar indeplinesc sarcina respectiva. Acesti oameni cunosc aspectele importante ale unei sarcini si le pot comunica in termeni pe care colegii lor de munca ii pot intelege. Daca sunt intrebati “Cum i-ai spune altcuiva sa indeplineasca acesta sarcina?” acesti oameni pot, de obicei, sa intocmeasca o schita pe marginea careia se poate construi, sau, in unele cazuri, pot oferi chiar instructiuni clare, gata de folosire.
2. Este versiunea corecta a documentatiei ISO singura disponibila celor care au nevoie de ea? Lipsa controlului asupra documentelor poate conduce la informatii depasite care apar in sectorul de productie. Controlul documentelor este un sistem care permite ca numai documentatia corecta sa fie folosita de aceia care au nevoie de ea. Orice sistem caruia ii lipseste aceasta disciplina va fi ineficient.
3. In ce mod este comunicata nevoia de revizuire a documentatiei ISO? Daca suntem de parere ca schimbarea este una dintre putinele constante in viata, atunci stim ca aproape orice document va fi schimbat pentru un anume motiv, la un moment dat. In consecinta, este foarte important sa elaboram un proces prin care sa comunicam revizuirile oricui foloseste documentele afectate. O comunicare eficace va clarifica responsabilitatile atunci cand sunt facute schimbari, ducand la o implementare mai usoara a oricarei schimbari.
Revedeti motivele pentru care ati adoptat standardele ISO 9001 ca mijloc de a va imbunatati afacerea. Obtineti tot ce puteti si ce ar trebui sa obtineti de la acest efort? Daca nu, poate ca nu este prea tarziu sa regasiti punctul central de interes al organizatiei dvs. si sa va dedicati practicii de a spune ceea ce faceti, apoi de a face ceea ce spuneti (si de a o dovedi). sursa: www.mmsonline.com