Standardul international ISO 14001 cuprinde anumite cerinte si indrumari care trebuie indeplinite inainte de a implementa un sistem de management al mediului (SMM) intr-o companie. Una dintre acestra este documentatia fizica sau toate materialele scrise care se refera la SMM. Scopul acestei documentatii este de a defini ce intentioneaza organizatia dvs. sa realizeze cu ajutorul sistemului sau de management al mediului.
Politicile de mediu
• Orice companie sau organizatie are anumite standarde dupa care se ghideaza pentru a-si indeplini telurile si obiectivele. Similar, ISO 14001 le solicita organizatiilor sa isi stabileasca standarde care sa ajute la indeplinirea telurilor si obiectivelor SMM. Compania dvs. trebuie sa isi documenteze politicile de mediu. Politicile documentate definesc si scot in evidenta standardele pe care compania dvs. intentioneaza sa le urmeze si sa le respecte.
Documentatia ISO 14001
• Documentatia expune procedurile dedicate indeplinirii telurilor si obiectivelor. Fiecare organizatie trebuie sa isi astearna pe hartie politicile, planurile, telurile si obiectivele privind programul de management al mediului. Pentru o implementare reusita a SMM si pentru obiectivele financiare, compania trebuie sa aiba proceduri documentate despre cum isi implementeaza si isi sustine programele de management al mediului si despre cum isi atinge telurile fara prea multa birocratie si fara costuri suplimentare.
Procedurile ISO 14001
• Procedurile se refera pur si simplu la cum intentionati sa va realizati fiecare activitate. ISO 14001 impune ca organizatia dvs. sa descrie toate procesele implicate in indeplinirea obiectivelor de mediu. Puteti alege sa va documentati procedurile intr-un mod mai general sau mai detaliat. Intr-o procedura documentata general, va evidentiati pur si simplu procedurile intr-o diagrama simpla. Pe de alta parte, procedurile documentate detaliat sunt descrise prin mai multe paragrafe care definesc si explica modul in care organizatia dvs. intentioneaza sa isi indeplineasca obiectivele de mediu. Desi este important sa va documentati procedurile, sectiunea 3.19 stipuleaza ca organizatia dvs. nu trebuie sa o faca decat daca ISO 14001 o cere.
Manualele de mediu
• Manualele ofera indrumari si joaca rolul de memento in indeplinirea sarcinilor si activitatilor specifice. Manualele documentate de mediu trebuie sa expuna politica de mediu a organizatiei dvs. si sa descrie sistemul sau de management al mediului. Manualele trebuie sa se refere la activitatile si produsele organizatiei dvs. si la modul in care conducerea vizeaza sa indeplineasca cerintele programului de management al mediului. Manualul de mediu ISO 14001 reprezinta un punct de referinta permanent pentru implementarea si mentinerea SMM in organizatie.
Instructiunile de lucru
• Fiecare organizatie are nevoie de proceduri de functionare pentru a-si indeplini telurile si obiectivele. ISO 14001 presupune intocmirea unor instructiuni de lucru care sa le ofere orientari celor care implementeaza programe de protectie a mediului in cadrul SMM. Organizatiile care doresc sa obtina certificarea ISO 14001 trebuie sa detina instructiuni de lucru care especifica ce trebuie facut, in ce ordine si cu ajutorul caror cunostinte si abilitati. In general, instructiunile documentate de lucru includ fotografii, scheme, diagrame flux, insemnari, proceduri de operare si de intretinere a utililajelor si de productie.