Vizitele de supraveghere ISO sunt adesea destul de diferite de auditurile (initiale) de certificare. Vom explica in continuare de ce se intampla acest lucru si care sunt diferentele dintre ele. Problemele expuse se aplica tuturor standardelor certificabile de management, ca ISO 9001, ISO 14001, ISO 20000, ISO 27001 sau ISO 22301.
Auditul de certificare ISO si limitarile sale
In timpul primului audit de certificare ISO (auditul initial), auditorul va verifica daca principalele elemente ale sistemului de management au fost instituite – toata documentatia, toate inregistrarile cerute, toate procesele etc. Auditorul ISO va mai verifica si daca principalele procese functioneaza dupa cum sunt descrise in documentatie, insa o asemenea verificare va fi limitata deoarece, la momentul respectiv, sistemul de management va fi fost implementat de numai cateva luni, ori chiar de numai cateva saptamani.
Pe de alta parte, certificatul ISO este emis pentru o perioada de trei ani – de exemplu, daca auditul initial de certificare a fost realizat in noiembrie 2012, acest lucru inseamna ca certificatul va fi valabil pana in noiembrie 2015. Deoarece organismul de certificare garanteaza ca sistemul de management va functiona de-a lungul termenului de valabilitate a certificatului, singura metoda prin care organismul de certificare poate verifica daca sistemul chiar functioneaza in mod corespunzator este de a trimite periodic un auditor care sa vada cum merg lucrurile in realitate. Acestea se numesc vizite de supraveghere ISO si trebuie sa aiba loc cel putin o data pe an, sau – in unele cazuri – de doua ori pe an.
In cazurile cand vizitele au loc anual, folosind exemplul anterior al auditului de certificare din noiembrie 2012, prima vizita de supraveghere va avea loc in noiembrie 2013, iar cea de-a doua (si ultima) vizita de supraveghere va avea loc in noiembrie 2014. Dupa aceea, in noiembrie 2015, certificatul ISO va expira, iar compania poate opta pentru auditul de recertificare.
Scopul vizitelor de supraveghere ISO
Scopul principal al vizitelor de supraveghere este ca organismul de certificare ISO sa afle daca sistemul dvs. de management functioneaza intr-adevar in operatiunile de zi cu zi – sau daca nu functioneaza. Vizitele se vor axa pe acele lucruri care nu au putut fi verificate in timpul auditurilor de supraveghere: de exemplu, daca sunt inregistrate incidentele, daca sunt realizate toate masurarile, daca sunt inregistrate si aplicate in mod adecvat toate masurile corective si preventive, daca sistemul ISO este intr-adevar sprijinit de conducerea superioara a organizatiei etc.
Vizitele de supraveghere se concentreaza si asupra aspectelor identificate ca slabe cu ocazia auditului de certificare sau a unei vizite anterioare de supraveghere – asa-numitele neconformitati minore, ca si asupra zonelor unde auditorul a facut unele observatii.
Ideea este ca in timpul vizitei de supraveghere auditorul le va acorda mai putina atentie documentelor in sine si mult mai multa atentie modului in care sunt realizate procesele cheie, in care sunt ele masurate si in care sunt imbunatatite – cu alte cuvinte, adevaratei functionari a sistemului.
Deci nu va relaxati dupa ce se termina auditul de certificare – organismul de certificare este extrem de interesat daca sistemul dvs. de management ISO functioneaza cu adevarat, si exact asupra acestui aspect se vor concentra vizitele de supraveghere. Si acesta este inca un motiv pentru care nu ar trebui sa va implementati standarde ISO numai pentru a obtine certificari – deoarece procedurile si politicile sunt utilizate cu adevarat in operatiunile de zi cu zi.