In vederea indeplinirii cerintelor ISO 9001, organizatia implementatoare trebuie sa dezvolte o politica si obiective de calitate, un manual al calitatii si un numar minimal de sase proceduri:
– controlul documentelor
– controlul inregistrarilor
– controlul nonconformitatilor
– auditul intern
– actiuni corective
– preventive
Se poate realiza o documentatie aditionala in cazul in care este nevoie, atunci cand este necesar sa se asigure planificarea efectiva, operarea si controlul proceselor organizatiei implementatoare.
Daca observam in detaliu cerintele standardului ISO 9001 in legatura cu proiectarea si dezvoltarea manualuilui calitatii, putem regasi in fapt doar trei cerinte pe care un acesta trebuie sa le indelineasca:
1. Obiectivul sistemului de management al calitatii, incluzand detalii si justificari pentru fiecare excluziune
2. Procedurile documentate stabilite pentru sistemul de management al calitatii
3. O descriere a interactiunii dintre procesele sistemului de management al calitatii
Exista multe surse care vorbesc despre necesitatea reformularii cerintelor standardului in cadrul manualului d-vostra de calitate – de fapt este vorba de o cerinta.
Desi nu este obligatorie, reformularea cerintelor standardului ISO 9001 cu termenii proprii ai organizatiei implmentatoare a reprezentat o abordare utilizata pe larg atat in dezvoltarea manualelor calitatii cat si in cazul altor documentatii legate de acelasi subiect.
Acesta strategie pare a fi eficienta; a fost probata in mod practic de mii de organizatii implementatoare, un mare numar dintre acestea obtinand cu succes certificarea ISO 9001.
Parafrazarea cerintelor standardului are o anumita valoare intrinseca, in mod special in cazul in care abordeaza modalitatea in care organizatia indeplineste fiecare cerinta a standardului si in cazul cand exista ingrijorari cu privire la auditarea unui sistem (de exemplu pentru organizatiile care fac subiectul unor audituri frecvente din partea unor varietati de organizatii interesate).
Daca este utilizata acesta abordare, este necesar sa se asigure ca prezentul continut este modificat intr-o masura corespunzatoare pentru a putea reflecta in mod adecvat si a descrie procesele specifice utilizate de organizatie.
Cu toate acestea, dintr-un punct de vedere al valorii adaugate, metoda de mai sus este destul de nefolositoare, deoarece multe dintre reiterarile provenite din standard au o valoare limitata pentru utilizator.
Ca o alternativa, putem dezvolta un manual al calitatii care abordeaza doar acele subiecte/domenii cerute de standardul ISO 9001, procesele desfasurate de catre organizate fiind descrise prin intermediul altor mijloace (reamintim ca standardul ISO 9001 are drep cerinta in cazul manualului ca acesta sa contina o descriere a interactiunii dintre procese si nu o descriere a proceselor propriu-zise).
Ultima abordare va avea ca rezultat un manual al calitatii considerabil mai mic, dar acest lucru nu implica in mod necesar o diminuare a gradului de documentare a sistemului. Putem avea un manual al calitatii de 5 pagini, dar putem adauga o multitudine de pagini legate de descrierea proceselor.
Cu toate acestea, aceste descrieri dezvoltate in mod corespunzator, permit organizatiei sa-si detalieze procesele dincolo de constrangerile standardului, deoarece fac mai mult decat o simpla parafrazare. Astfel descrierile au tendinta de a fi mai bine croite pe realele procese utilizate de organizatie, in consecinta facilitand abordarea nevoilor operationale ale utilizatorului.
Descrierile pot fi, de asemenea, eficiente in abordarea domeniilor mai complexe din cadrul standardului ISO 9001, cum ar fi prevederile unde exista mai multe procese ( spre exemplu proiectarea si dezvoltarea, controlul monitorizarii si masurarii echipamentelor etc)
Care este cea mai buna abordare ? Dumneavoastra trebuie sa descrieti propriile procese, fie prin intermediul manualului calitatii, prin intermediul unei documentatii aditionale sau printr-o combinatie a celor doua metode.
Dezvoltarea unui manual rezumativ, succint, specific cu termenii ceruti de ISO 9001 si insotit de o serie de descrieri ale proceselor, este in concordanta cu intentia standardului; parafrazarea standardului a reprezentat cea mai uzitata metoda si are o istorie de succes dovedita printr-o multitudine de exemple.
Cel mai bun tip de manual al calitatii este acela care este cel mai potrivit organizatiei si care poate fi utilizat pentru obiectivele sale specifice.